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Smart Event Manager

Was ist Smart Event Manager?

https://smarteventmanager.nl/

Organisieren Sie regelmäßig Veranstaltungen und suchen Sie nach einer Möglichkeit, diese effizienter und rationeller zu gestalten? Dann sind Sie bei Smart Event Manager an der richtigen Adresse.

Warum ist eine Integration mit Smart Event Manager wichtig?

Wenn der Smart Event Manager für die Planung von Gruppenbuchungen und Zenchef für individuelle Tischreservierungen verwendet wird, bietet die Integration zwischen den beiden Systemen eine große Zeitersparnis. Die Integration stellt sicher, dass Reservierungen vom Smart Event Manager mit Zenchef synchronisiert werden, so dass die verfügbaren Kapazitäten in Zenchef immer aktuell sind. Dies verhindert doppelte Buchungen.

Was beinhaltet die Integration mit Smart Event Manager?

  • Die Synchronisierung erfolgt periodisch mit hoher Frequenz (alle 5 Minuten).
  • Die Synchronisierung ermöglicht eine 2-Wege-Synchronisierung von Reservierungen. Der Benutzer der Integration kann entscheiden, in welche Richtung die Synchronisierung erfolgen soll, wobei beide Richtungen möglich sind.
  • Änderungen an Reservierungen werden nur in die Richtung der ursprünglichen Quelle der Reservierung synchronisiert.

Informationsaustausch zwischen dem Smart Event Manager und Zenchef

Alle Reservierungen aus SEM, die eine verknüpfte Einrichtung (z.B. das Restaurant) nutzen, werden automatisch in Zenchef angelegt und die Kapazität wird abgerechnet. Auch Änderungen, die in SEM vorgenommen werden, spiegeln sich in Zenchef wider.

Wenn eine SEM-Reservierung mehrere Programmabschnitte für dieselbe Einrichtung mit zusammenhängenden (oder sich überschneidenden) Zeiten enthält, erkennt der Link dies und erstellt nur eine Reservierung in Zenchef für diese und erstellt nur eine Reservierung.

Die folgenden Daten werden übernommen:

  • Restaurant (das richtige Restaurant wird auf der Grundlage eines „Mappings“ mit den Einrichtungen in SEM ausgewählt)
  • Abschnitt
  • Datum
  • Startzeit
  • Endzeit
  • Anzahl der Personen
  • Status (der richtige Status wird auf der Grundlage eines „Mappings“ der Status zwischen den beiden Systemen ausgewählt)
  • Kunde
  • Kontaktdaten (Name und E-Mail-Adresse)
  • Beschreibung (sichtbar im Feld Bemerkung Gast)
  • SEM-Reservierungs-ID (sichtbar im Feld Bemerkung Gast)

Von Zenchef an Smart Event Manager ausgetauschte Informationen

Die folgenden Daten werden übernommen:

  • Einrichtung (die richtige Einrichtung wird auf der Grundlage eines „Mappings“ der Restaurants (und möglicherweise Abteilungen) in Zenchef ausgewählt)
  • Datum
  • Uhrzeit
  • Anzahl der Personen
  • Status (der richtige Status wird auf der Grundlage eines „Mappings“ der Status zwischen den beiden Systemen ausgewählt)
  • Kontaktdetails (Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse werden in den internen Bemerkungen hinzugefügt. Der Titel (Beschreibung) der Reservierung enthält auch den Nachnamen des Gastes. Es wird kein Kontakt für jede Reservierung erstellt, um die Anzahl der Kontakte in SEM nicht zu sehr zu erhöhen).
  • Zenchef bookingId (hinzugefügt in den internen Bemerkungen)
  • Bemerkungen Reservierung (hinzugefügt im Feld Bemerkungen Playbook)
  • Bemerkungen Gast (hinzugefügt im Feld Bemerkungen Playbook)
  • Allergien (hinzugefügt im Feld Bemerkungen Playbook)

Jede im Smart Event Manager erstellte Reservierung ist mit einer festen Beziehung (z.B. ‚Zenchef‘) verknüpft, so dass diese Reservierungen eindeutig identifizierbar sind.

Details Smart Event Manager

  • Neue Reservierungen mit einem Status vom Typ Storniert werden ignoriert.
  • Bereits synchronisierte Reservierungen, die später geändert werden, können anders behandelt werden:
    • Wenn der Status auf einen nicht synchronisierten Status geändert wurde, wird die Buchung in Zenchef storniert.
    • Wenn die Bereitstellung auf eine nicht synchronisierte Bereitstellung geändert wurde, wird die Buchung in Zenchef storniert.
    • Wenn die Anzahl der Personen auf 0 geändert wurde, wird die Buchung in Zenchef storniert, da Zenchef keine Buchungen mit 0 Personen akzeptiert.
    • Verschiedene Einrichtungen mit aufeinanderfolgenden Zeiten innerhalb derselben Buchung werden aufgrund der gesendeten Verknüpfung als eine Buchung an Zenchef gesendet.

Wie richte ich die Integration mit Smart Event Manager ein?

Sie können die Integration mit Smart Event Manager in Ihrer Zenchef-Umgebung über die Einstellungen und die Registerkarte „Partner“ aktivieren. Sie finden den Partner unter der Kategorie „Veranstaltungsdienste“.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verbinden“ neben dem Partner. Der Partner kann nun die Informationen des Restaurants abrufen.
  2. Sie müssen Ihre Zenchef restaurantId dem Smart Event Manager zur Verfügung stellen. Sie können Ihre Zenchef restaurantId oben auf dieser Seite finden.