Der AI Concierge von Zenchef ist ein intelligenter Sprachassistent, der eingehende Anrufe Ihres Restaurants automatisch entgegennimmt – selbst wenn Ihr Team ausgelastet, im Service oder nicht erreichbar ist.
Er begleitet Ihre Gäste durch den gesamten Reservierungsablauf und beantwortet allgemeine Fragen zu Ihrem Restaurant. Alles, was er nicht klären kann, leitet er direkt an Ihr Team weiter, sodass kein Anliegen eines Anrufers unbeantwortet bleibt.
Inhaltsverzeichnis
- Das Wichtigste in Kürze
- Wie der AI Concierge Ihnen hilft
- Was der AI Concierge (noch) nicht kann
- Einrichtung und Anpassung
- FAQ
1. Das Wichtigste in Kürze
- Der AI Concierge nimmt Anrufe automatisch entgegen und bearbeitet Reservierungsanfragen auf Basis Ihrer Zenchef-Verfügbarkeit.
- Jede Reservierung wird zu Ihrer Reservierungsliste hinzugefügt und dem Gast automatisch per SMS bestätigt.
- Der Assistent ist rund um die Uhr im Einsatz.
- Er hilft, verpasste Anrufe zu reduzieren, und entlastet Ihr Personal während der Stoßzeiten.
- Er beantwortet außerdem allgemeine Fragen zu Ihrem Restaurant und leitet jedes Anliegen, das er nicht selbst lösen kann, direkt an Ihr Team weiter.
- Der AI Concierge verbessert sich fortlaufend anhand der Informationen, die Sie in Ihrem Backoffice hinterlegen.
- Inklusivnutzung: bis zu 500 Minuten KI-Anrufe pro Monat, zusätzliche Minuten werden zu Ihrem üblichen Zusatztarif abgerechnet.
- So leistungsstark diese Funktion auch ist, sie hat weiterhin klare Grenzen und ersetzt bei komplexen Fällen nicht das menschliche Urteilsvermögen.
2. Wie der AI Concierge Ihnen hilft
Das Problem
Restaurants verpassen regelmäßig Anrufe während des Service, bei Lieferungen, der Vorbereitung oder Personalpausen.
Die Folgen sind bekannt:
- entgangene Reservierungen,
- Störungen im Serviceablauf,
- negative Wahrnehmung bei Gästen („da geht niemand ran“).
Ein verpasster Anruf bedeutet oft einen verpassten Gast und entgangenen Umsatz.
Die Lösung
Der AI Concierge:
- nimmt eingehende Anrufe sofort entgegen,
- begleitet den gesamten Reservierungsablauf anhand Ihrer aktuellen Zenchef-Verfügbarkeit,
- versendet eine Bestätigungs-SMS,
- beantwortet allgemeine Fragen zu Ihrem Restaurant,
- speichert alle Interaktionen in Ihrem Backoffice.
Die wichtigsten Vorteile
- Durchgehende Erreichbarkeit: Anrufer erreichen immer einen Assistenten.
- Weniger Unterbrechungen für Ihr Personal während der Stoßzeiten.
- Höhere Wahrscheinlichkeit, Anrufe in bestätigte Reservierungen umzuwandeln, unter anderem durch die Beantwortung von Gästefragen.
- Eine einheitliche und professionelle Gästekommunikation.
3. Was der AI Concierge (noch) nicht kann
Was der AI Concierge kann
| Funktion | Beschreibung | Nutzen |
| Personalisierte Begrüßung | Sie können eine individuelle Begrüßung festlegen, die zu Beginn jedes Anrufs abgespielt wird und den Namen sowie den Ton Ihres Restaurants aufgreift. | Sorgt für einen einheitlichen, markengerechten ersten Eindruck bei jedem Anrufer. |
| Selbstständige Einrichtung, nur für Frankreich und Belgien | Sie können den AI Concierge direkt aus Ihrem Zenchef-Backoffice aktivieren und konfigurieren, ohne Unterstützung durch einen Zenchef-Berater. Derzeit nur in Frankreich und Belgien verfügbar. | Schnellere Einrichtung und volle Kontrolle über Ihre Konfiguration von Anfang an. |
| Nimmt eingehende Anrufe automatisch entgegen | Die KI nimmt zuerst ab und kann den Anruf bei Bedarf an das Restaurant weiterleiten. | Minimiert verpasste Anrufe. |
| Nimmt Reservierungen entgegen | Bestätigt Datum, Uhrzeit und Personenanzahl auf Basis der Zenchef-Verfügbarkeit in Echtzeit. | Ein optimierter Reservierungsablauf. |
| Hebt wiederkehrende Gästefragen hervor | Der AI Concierge erkennt automatisch Fragen, die Anrufer wiederholt stellen. Sie können diese in Ihrem Backoffice einsehen und Antworten hinzufügen, um den Assistenten im Laufe der Zeit zu verbessern. | Hilft Ihnen, Lücken in Ihrer Konfiguration zu erkennen und die Erfahrung der Anrufer kontinuierlich zu verbessern. |
| Versendet automatische SMS-Bestätigungen | Gäste erhalten klare Reservierungsdetails (sofern SMS-Benachrichtigungen im Zenchef-Konto aktiviert sind) | Weniger Fehler und Missverständnisse. |
| Synchronisiert sich mit der Zenchef-Reservierungsliste | Reservierungen werden direkt zum Backoffice hinzugefügt. | Keine doppelte Eingabe. |
| Liefert Gesprächstranskripte und -zusammenfassungen | Alles ist im Bereich Telefon verfügbar. | Einfache Nachverfolgung und Qualitätskontrolle. |
| Schlägt alternative Zeitfenster vor | Bietet nahegelegene Zeitfenster an oder leitet den Anruf weiter. | Bessere Umwandlung von Reservierungsversuchen. |
| Leitet komplexe Fälle weiter | Anrufe werden weitergeleitet, wenn die KI die Anfrage nicht bearbeiten kann. | Ein reibungsloses Gästeerlebnis. |
| Ist rund um die Uhr im Einsatz | Funktioniert außerhalb der Geschäftszeiten. | Durchgehender Service. |
| Versendet SMS-Zahlungslink für zahlungspflichtige Reservierungen |
|
Mehr abgesicherte Reservierungen. Keine manuelle Nachverfolgung nötig. |
| Ändert oder storniert bestehende Reservierungen |
Gäste können ihre Reservierung direkt während des Anrufs ändern oder stornieren. Der Assistent kann außerdem eine SMS mit einem sicheren Link versenden, sodass der Gast die Änderung in seinem eigenen Tempo vornehmen kann. Die Reservierungsliste wird automatisch aktualisiert.
|
Gäste erledigen Änderungen selbst. Weniger Anrufe erreichen Ihr Team.
|
| Lernt aus Ihren Eingaben | Sie können Antworten auf häufige Fragen hinzufügen. | Schrittweise Verbesserung im Laufe der Zeit. |
Was der AI Concierge (noch) nicht kann
| Einschränkung | Auswirkung |
| Reservierungen für Experiences bearbeiten | Die KI kann die Verfügbarkeit für Experiences nicht verarbeiten. |
| Gäste mit Namen ansprechen | Keine Identifikation des Anrufers. |
| Takeaway-Bestellungen entgegennehmen | Der Anruf wird an das Restaurant weitergeleitet. |
| Die Stimme des Assistenten anpassen | Nur die Standardstimme ist verfügbar. |
| Instagram-/Facebook-Nachrichten verwalten | Reines Sprachsystem; keine Integration von Textkanälen. |
| In Restaurants mit mehreren Standorten eingesetzt werden | Der Agent ist auf Restaurants mit einem einzigen Standort beschränkt. |
| Verfügbarkeit über eine Restaurantgruppe hinweg | Zeigt nur die Verfügbarkeit des Restaurants an, das den Anruf erhält. Kann keine alternativen Zeitfenster in anderen Restaurants derselben Gruppe anbieten. |
4. Einrichtung und Anpassung
Aktivierung
- Der AI Concierge wird Ihrem Zenchef-Abonnement als optionaler Dienst hinzugefügt. In Frankreich und Belgien können Sie den AI Concierge direkt aus Ihrem Backoffice aktivieren und konfigurieren. In anderen Märkten begleitet Sie ein Zenchef-Berater bei der Einrichtung.
- Nach der Aktivierung erhalten Sie eine eigene Telefonnummer.
Einrichtung der Anrufweiterleitung
Ein Zenchef-Berater unterstützt Sie bei der Einrichtung; zur Information gibt es jedoch drei Möglichkeiten, Ihre Telefonleitung mit dem AI Concierge zu verbinden:
Option 1 – Vollständig KI-gestützt (empfohlen): Sie veröffentlichen die Nummer des AI Concierge als öffentliche Kontaktnummer Ihres Restaurants. Alle eingehenden Anrufe werden direkt von der KI entgegengenommen. Dies ist die einfachste Einrichtung und kann direkt über Ihr Zenchef-Backoffice konfiguriert werden.
Option 2 – KI als Rückfalllösung: Sie behalten Ihre bestehende öffentliche Nummer. Ihr Team nimmt Anrufe wie gewohnt entgegen, und die KI springt nur ein, wenn die Leitung besetzt oder unbeantwortet ist. Diese Einrichtung erfordert die Kontaktaufnahme mit Ihrem Telefonanbieter zur Konfiguration der Weiterleitungsregel.
Option 3 – KI mit interner Weiterleitung: Sie stellen dem AI Concierge eine eigene, nicht öffentliche interne Nummer für die Weiterleitung zur Verfügung. Ihre öffentliche Nummer bleibt unverändert, und der AI Concierge leitet Anrufe bei Bedarf intelligent an die interne Nummer Ihres Teams weiter. Diese Einrichtung verbindet Automatisierung mit kontrollierter Einbindung des Teams. Hierfür müssen Sie Ihren Telefonanbieter bitten, eine Anrufweiterleitung von Ihrer öffentlichen Nummer zum AI Concierge einzurichten.
Bearbeitung von Reservierungen
- Die KI wendet Ihre Zenchef-Verfügbarkeitsregeln an.
- Reservierungen erscheinen sofort in Ihrer Reservierungsliste. .
- Eine automatische SMS mit den Reservierungsdetails wird versendet; dies gilt nur, wenn SMS-Benachrichtigungen in Ihrem Zenchef-Konto aktiviert sind.
Anrufanalyse
Der Bereich Telefon bietet:
- vollständige Gesprächstranskripte,
- eine zusammengefasste Version jedes Gesprächs.
(Auch zugänglich, wenn Sie das Produkt Telefon nicht nutzen.)
Anpassung
- Sie können in Ihrem Backoffice Antworten auf häufige Fragen hinterlegen.
- Die KI übernimmt diese Informationen sofort in ihr Verhalten.
- Sie können außerdem unbeantwortete Fragen einsehen, um das Wissen des Assistenten zu verfeinern.
Wie wird der AI Concierge mit meinem Telefon verbunden?
Sie haben die Wahl zwischen zwei einfachen Optionen:
- Option 1: Vollständig KI-gestützt (empfohlen): Die KI beantwortet alle Anrufe, und Ihr Team greift nur ein, wenn Unterstützung nötig ist. Am besten geeignet, um möglichst viel Zeit zu sparen.
- Option 2: KI als Rückfalllösung: Ihr Personal nimmt Anrufe wie gewohnt entgegen, und die KI springt nur ein, wenn die Leitung besetzt oder unbeantwortet ist oder das Restaurant geschlossen hat (erfordert, dass Sie Ihren Telefonanbieter bitten, Weiterleitungsregeln einzurichten). Am besten geeignet, wenn der persönliche Kontakt im Vordergrund stehen soll.
- Option 3: KI mit interner Weiterleitung: Die KI filtert Anrufe und leitet sie bei Bedarf an die dedizierte interne Nummer Ihres Teams weiter, wobei Ihre öffentliche Nummer unverändert bleibt (erfordert, dass Sie Ihren Telefonanbieter bitten, eine Weiterleitung zum AI Concierge einzurichten). Am besten geeignet für eine intelligente Anrufweiterleitung.
5 – FAQ
Kann ich den AI Concierge auf bestimmte Zeiten beschränken?
Technisch ja, aber nur über die Weiterleitungsregeln Ihres Telefonanbieters.
Die Zenchef-Nummer selbst ist immer aktiv.
Was passiert, wenn ein angefragtes Zeitfenster ausgebucht ist?
Der AI Concierge schlägt alternative Optionen auf Basis Ihrer Verfügbarkeit vor oder bietet an, den Anruf weiterzuleiten.
Kann der AI Concierge Reservierungen ändern oder stornieren?
Ja. Der Gast kann die Änderung direkt während des Anrufs vornehmen oder einen per SMS gesendeten, sicheren Link nutzen. Die aktualisierte Reservierung erscheint sofort in Ihrer Reservierungsliste.
Bearbeitet er Reservierungen für Experiences?
Derzeit nicht.
Kann ich die Stimme anpassen?
Derzeit noch nicht.
Kann der AI Concierge die Reservierungsbestätigung statt per SMS per E-Mail versenden ?
Nicht direkt über den AI Concierge. Hat das Restaurant jedoch bereits die kostenpflichtige SMS-Funktion in seinem Zenchef-Konto aktiviert, werden Buchungsbestätigungen automatisch per SMS versendet.
Was passiert, wenn ich mehr Minuten nutze, als mein Tarif enthält? Nichts – der Dienst funktioniert normal weiter. Überschreiten Sie das Volumen Ihres Tarifs, werden zusätzliche Minuten einfach zu Ihrem üblichen Zusatztarif abgerechnet.
4. Support und verwandte Artikel
Unser Support-Team kontaktieren
Für weitere Unterstützung können Sie sich gerne über den Chatbot in Ihrem Kunden-Dashboard an den Zenchef-Support wenden oder unser Hilfe-Center besuchen.
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