In diesem Artikel finden Sie alles, was Sie über Telefon wissen müssen: was es ist, seine Vorteile, wie Sie es konfigurieren und wie es für Sie und Ihr Team funktioniert.
Inhaltsverzeichnis
- Welche Vorteile bietet die Nutzung von Telefon?
- Wie man Telefon einrichtet: zwei Konfigurationen
- Voraussetzungen für die Einrichtung von Telefon
- Wie man Telefon konfiguriert
- Was Telefonkann und nicht kann
- Automatische SMS bei unbeantwortetem Anruf
- Wie verändert Telefon das Leben von Restaurantbetreibern?
- Mögliche Konfigurationen
- Suchreihenfolge für Konfigurationen
- Wie funktioniert der Anrufverlauf?
- Support & verwandte Artikel
1. Welche Vorteile bietet die Nutzung von Telefon?
⏱️ Sparen Sie täglich Zeit durch die automatische Erfassung der Kundendaten.
👋 Passen Sie die telefonische Begrüßung an den Anrufer an, egal ob es sich um einen Gast, ein Unternehmen oder einen Buchungspartner handelt.
🔝 Personalisieren Sie den Gasteweg mit einer Zusammenfassung des Gastprofils (Status, Anzahl der Reservierungen, Stornierungen, No-Shows, Bewertungen usw.) und dem Kontext seiner vorherigen und/oder nächsten Reservierung, die während des Anrufs angezeigt wird.
🤖 Lassen Sie einen KI-Sprachassistenten Anrufe automatisch beantworten, wenn Ihr Team nicht abheben kann, Nachrichten aufnehmen und bei Bedarf an das Restaurant weiterleiten.
2. Wie man Telefon einrichtet: zwei Konfigurationen
Sie können zwischen zwei Möglichkeiten wählen, um Telefon mit der Telefonleitung Ihres Restaurants zu verbinden:
Ihre Restaurantnummer ersetzen — Die aktuelle Telefonnummer Ihres Restaurants wird ersetzt, und Gäste, die diese anrufen, erreichen direkt die KI. Wenn die KI die Anfrage des Gastes nicht beantworten kann, wird der Anruf automatisch an das Restaurant weitergeleitet.
Ihre Restaurantnummer behalten und zur KI weiterleiten — Ihr Restaurant behält seine bestehende Nummer, und Anrufe werden an die KI weitergeleitet (zum Beispiel, wenn niemand zum Abheben verfügbar ist).
Für Ihr Restaurant kann eine eigene KI-Telefonnummer generiert werden. Diese Nummer wird entweder direkt über das Zenchef-Backoffice erstellt oder von Ihrem Account Manager auf Anfrage – kontaktieren Sie ihn, um sie einrichten zu lassen.
Hinweis: Pro Restaurant ist nur eine KI-Telefonnummer verfügbar.
3. Voraussetzungen für die Einrichtung von Telefon
Telefon basiert auf einer patentierten Technologie, die eine Telefonleitung mit einem (oder mehreren) Zenchef-Konten verbindet. Für die klassische Anruferkennungs-Einrichtung erfolgt diese Verbindung durch die Installation einer kleinen Box zwischen dem Telefon und der Internetbox des Restaurants; die einzige Voraussetzung ist ein Festnetzanschluss. Für den KI-Sprachassistenten wird, wie oben beschrieben, eine eigene KI-Nummer für Ihr Restaurant generiert.
4. Wie man Telefon konfiguriert
Gehen Sie zu Einstellungen > Zenchef Assistent, um Ihr Telefon zu konfigurieren:
- Richten Sie Ihre KI-Telefonnummer ein (oder verbinden Sie Ihre bestehende Nummer).
- Erstellen Sie eine individuelle Begrüßungsnachricht für Anrufer.
- Definieren Sie vordefinierte Fragen und Antworten, damit die KI auf häufige Gästeanfragen reagieren kann.
5. Was Telefon kann und nicht kann
- Inbegriffen: bis zu 500 Minuten KI-Anrufe pro Monat. Zusätzliche Nutzung ist kostenpflichtig.
- Telefon kann keine Reservierungen für Experiences entgegennehmen.
- Telefon ist für Takeaway-Bestellungen nicht verfügbar.
- Telefon ist in allen Zenchef-Tarifen (Reserve, Manage, Grow) als kostenpflichtige, nutzungsabhängige Funktion verfügbar.
6. Automatische SMS bei unbeantwortetem Anruf
Wenn ein Anruf nicht beantwortet werden kann, weil Telefon nicht verbunden ist, kann Zenchef automatisch eine SMS an den Anrufer senden. Um dies zu nutzen, stellen Sie sicher, dass die Telefonnummer des Anrufers in Ihrer Oberfläche angezeigt und gespeichert ist – dies ermöglicht es der automatischen Zenchef-SMS-Funktion, den Gast zu identifizieren und zu erreichen.
7. Wie verändert Telefon das Leben von Restaurantbetreibern?
📞 Jemand ruft in Ihrem Restaurant an.
🔍 Telefon durchsucht das Verzeichnis Ihres Restaurants nach einem Eintrag (Gast, Influencer oder Unternehmen), der mit der Telefonnummer des Anrufers verknüpft ist.
📋 Je nach Suchergebnis erscheint in Echtzeit eine „Pop-up"-Benachrichtigung in Ihrem Zenchef-Konto:
(Pop-up-Ansichten für Unternehmen / Buchungspartner / Gast / unbekannter Anrufer)
8. Mögliche Konfigurationen
Wichtig: Telefon zielt nicht auf Arbeitsplätze/Computer ab, sondern auf Zenchef-Konten.
NORMALFALL — Verknüpfung einer Telefon-Box mit einer Telefonleitung, die einem Restaurant zugeordnet ist
Szenario: Das Restaurant verfügt über eine eigene Telefonleitung. Installation: Eine Telefon-Box wird an der Leitung installiert und mit dem Zenchef-Konto des Restaurants verknüpft. Das Pop-up erscheint auf allen Arbeitsplätzen, auf denen die Zenchef-Sitzung des Restaurants geöffnet ist.
SONDERFALL — Verknüpfung einer Telefon-Box mit einer Telefonleitung, die einer Restaurantgruppe zugeordnet ist
Kontext: Eine Telefonleitung ist einer Restaurantgruppe [X, Y, Z] zugeordnet. Installation: Eine Telefon-Box wird mit den Zenchef-Konten aller drei Restaurants verknüpft. Das Pop-up erscheint auf allen Arbeitsplätzen, auf denen eine der Zenchef-Sitzungen der Gruppe geöffnet ist.
Hinweis: Es ist nicht möglich, dieselbe Telefon-Box physisch mit mehreren Telefonleitungen zu verbinden. Wenn ein Restaurant mehrere eigene Leitungen hat, muss auf jeder Leitung eine Box installiert und mit demselben Konto verknüpft werden.
9. Suchreihenfolge für Konfigurationen
NORMALFALL — Unabhängiges Restaurant
- Unternehmensprofil
- Buchungspartnerprofil
- Gastprofil (Hauptnummer, dann Zweitnummer)
SONDERFALL — Restaurantgruppe mit aktiviertem „Gruppen-Gastprofil"
- Unternehmensprofil von Restaurant [A]
- Buchungspartnerprofil von Restaurant [A]
- Gastprofil von Restaurant [A]
- Gastprofile der Restaurants [B], [C], [D]
Hinweis: Die Suche stoppt, sobald ein Eintrag gefunden wird.
10. Wie funktioniert der Anrufverlauf?
Greifen Sie auf Ihren Anrufverlauf zu, indem Sie auf das Symbol „Telefonanrufe" klicken. Sehen Sie alle Anrufe an das Restaurant mit der Profilidentifikation ein, oder die Telefonnummer, falls sie keinem Profil zugeordnet ist.
11. Support & verwandte Artikel
Kontaktieren Sie unser Support-Team
Für weitere Unterstützung kontaktieren Sie gerne den Zenchef-Support über den Chatbot in Ihrem Kundenbereich oder besuchen Sie unser Hilfe-Center.