Was ist HeyLuna?
HeyLuna ist eine niederländische KI-Agentur mit Sitz in Utrecht, die KI-Sprachassistenten für die Gastronomie entwickelt. Unsere Assistentin Luna nimmt Anrufe im Restaurant mit einer natürlich klingenden Stimme entgegen, versteht, was der Gast wünscht, und kümmert sich von Anfang bis Ende um die Anfrage – ganz ohne Menüs, Tastenoptionen oder Wartemusik.
Für ein Restaurant fungiert Luna wie eine digitale Gastgeberin. Sie nimmt jeden Anruf entgegen, nimmt Reservierungen entgegen, ändert und storniert diese und notiert Allergien, Geburtstage und andere Wünsche. Fragen, die sie nicht beantworten soll, werden an das Team weitergeleitet, sodass Gäste niemals mit einer Maschine allein gelassen werden.
Jeder Agent wird individuell für jedes Restaurant eingerichtet: mit eigener Stimme, Begrüßung, Öffnungszeiten, Hausregeln und häufig gestellten Fragen. HeyLuna erstellt und pflegt das System, sodass das Restaurant nichts konfigurieren oder überwachen muss. Wir arbeiten mit Restaurants und anderen Gastronomiebetrieben in den Benelux-Ländern zusammen, und unser Team ist erreichbar, wenn etwas angepasst werden muss.
Warum ist eine Integration mit HeyLuna wichtig?
Das Telefon in einem Restaurant klingelt immer im ungünstigsten Moment: mitten im Service, wenn das Team am Pass steht, oder lange nach Ladenschluss. Anrufe, die unbeantwortet bleiben, sind Gäste, die nie erscheinen. Anrufe, die angenommen werden, lenken das Personal von den Gästen ab, die bereits im Restaurant sind.
Mit der HeyLuna-Integration werden diese Anrufe bearbeitet, ohne dass jemand zum Telefon greifen muss:
- Keine verpassten Reservierungen: Luna nimmt jeden Anruf entgegen – während des Service, abends und am Wochenende.
- Direkt in Zenchef: Sie liest die aktuelle Verfügbarkeit aus Zenchef aus und trägt die Reservierung direkt in die Zenchef-Umgebung des Restaurants ein. Kein Notizblock, keine doppelte Eingabe, kein Nachtragen von Reservierungen nach dem Service.
- Weniger Fehler: Zeiten, Gruppengrößen und Anmerkungen zu den Gästen werden genau so erfasst, wie der Gast sie angibt – und nicht eine Stunde später aus dem Gedächtnis.
- Mehr Zeit für das Team: Die Mitarbeiter bleiben im Servicebereich bei den Gästen, die sich tatsächlich im Restaurant befinden.
- Gäste in ihrer eigenen Sprache: Luna spricht Niederländisch, Englisch, Französisch und Deutsch, sodass internationale Gäste angemessen bedient werden.
- Zenchef bleibt die einzige verlässliche Informationsquelle: Alles, was Luna tut, geschieht innerhalb der bestehenden Zenchef-Umgebung des Restaurants, sodass der Empfangstresen, der Grundriss und die Berichte stets korrekt bleiben.
Was umfasst die Integration mit HeyLuna?
Sobald die Integration aktiv ist, kann Luna in Zenchef während des Telefonats in Echtzeit Folgendes tun:
- Verfügbarkeit prüfen: für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Personenzahl und, falls der gewünschte Termin nicht frei ist, alternative Zeitfenster in der Nähe vorschlagen.
- Eine Reservierung erstellen: einschließlich des Namens des Gastes, der Telefonnummer und eines Vermerks, z. B. zu einer Allergie, einem Geburtstag oder einem Hochstuhl.
- Eine bestehende Reservierung suchen: anhand der Telefonnummer des Gastes.
- Eine Reservierung ändern: Datum, Uhrzeit, Gruppengröße, Name des Gastes oder den Vermerk zur Buchung.
- Eine Reservierung stornieren: nachdem der Gast bestätigt hat.
Jede von Luna vorgenommene Buchung wird mit „HeyLuna“ als Quelle gekennzeichnet, sodass das Restaurant auf einen Blick erkennen kann, welche Reservierungen telefonisch über den KI-Agenten eingegangen sind.
Neben der Integration richtet HeyLuna auch den Rest des Kundenerlebnisses ein und pflegt es: die Begrüßung, die Öffnungszeiten und die FAQs, die Vorgehensweise bei Anrufen, die nicht die Reservierung betreffen, sowie wie und wann ein Anruf an einen Mitarbeiter weitergeleitet wird. Anpassungen werden von unserem Team vorgenommen, in der Regel innerhalb eines Tages.
Disclaimer
- Die Verfügbarkeitsregeln von Zenchef bleiben bestehen: Luna kann nur im Rahmen der in Zenchef konfigurierten Regeln für Verfügbarkeit, Schichten und Gruppengröße reservieren. Sie umgeht keine Schließzeiten, maximale Gästezahlen oder gesperrte Tische.
- Reservierungen mit Vorauszahlung oder einem Angebot werden vom Sprachassistenten nicht bearbeitet. In diesen Fällen verweist Luna den Gast an das Restaurant oder an das Online-Buchungs-Widget.
- Eine Telefonnummer ist erforderlich. Reservierungen werden anhand der Telefonnummer des Gastes gefunden und geändert, daher wird ein Gast, der von einer unterdrückten Nummer aus anruft, gebeten, eine anzugeben.
- Es wird darauf hingewiesen, dass es sich um einen digitalen Assistenten handelt. Luna erklärt zu Beginn des Gesprächs, dass sie eine digitale Assistentin ist.
- Die Spracherkennung ist nicht perfekt. Insbesondere Namen können falsch verstanden werden. Luna liest sie zur Bestätigung vor, doch gelegentliche Rechtschreibfehler sind möglich.
- HeyLuna ist ein separater Dienst. Das Restaurant hat mit HeyLuna eine Vereinbarung über den Sprachassistenten und die Telefonie geschlossen. Zenchef stellt die Reservierungsplattform und die Integration bereit.
- Datenverarbeitung. Anrufdaten und Gästedaten werden von HeyLuna im Rahmen einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit dem Restaurant gemäß der DSGVO verarbeitet.
Wie richte ich die Integration mit HeyLuna ein?
- Nehmen Sie Kontakt mit HeyLuna unter info@heyluna.nl oder über heyluna.nl auf. Wir besprechen gemeinsam, wie Anrufe abgewickelt werden sollen: Begrüßung, Öffnungszeiten, häufig gestellte Fragen und wann ein Anruf an einen Mitarbeiter weitergeleitet werden soll.
- Aktivieren Sie HeyLuna in Zenchef. Gehen Sie in Ihrem Zenchef-Konto zu „Einstellungen“ → „Integrationen“ → „Reservieren & Bezahlen“ → „Übersicht“, suchen Sie die HeyLuna-Kachel und klicken Sie auf „Installieren“. Dadurch erhält HeyLuna Zugriff auf Ihre Verfügbarkeit und Reservierungen.
- HeyLuna richtet Ihren Agenten mit den Daten Ihres Restaurants ein und verbindet ihn mit Ihrer Zenchef-Umgebung. Sie müssen selbst nichts konfigurieren.
- Leiten Sie Ihre Telefonnummer an Luna weiter. Leiten Sie Ihre Nummer entweder vollständig weiter oder lassen Sie Luna Anrufe nur entgegennehmen, wenn niemand im Restaurant antwortet.
- Gemeinsamer Test. Wir führen gemeinsam mit Ihnen Testanrufe durch – eine Buchung, eine Änderung und eine Stornierung – und Sie überprüfen jeden einzelnen davon in Ihrem Zenchef-Backoffice.
- Start. Ab diesem Moment wird jeder Anruf entgegengenommen, und Reservierungen erscheinen in Zenchef, sobald sie vorgenommen werden. Wir überwachen die Anrufe in den ersten Wochen weiterhin und optimieren den Chatbot bei Bedarf.
Neugierig, wie das klingt? Schau dir www.heyluna.nl an oder bitte HeyLuna um einen Live-Demo-Anruf mit den Daten deines eigenen Restaurants, damit du hören kannst, wie der Chatbot eine Reservierung entgegennimmt, bevor du dich entscheidest.