In diesem Artikel finden Sie alle notwendigen Informationen zur Einrichtung und Nutzung der Wartelisten-Funktion von Zenchef, mit der Sie stornierte Reservierungen einfach ersetzen und so die Auslastung Ihres Restaurants optimieren können.
Übersicht
- Die Warteliste einrichten
- Die Warteliste verwenden
- Die Funktion Automatische Verfügbarkeitsbenachrichtigung
- Häufige Probleme & FAQ
Was Sie wissen sollten
Mit der Warteliste können Sie im Falle einer Stornierung schnell eine neue Reservierung bestätigen. Reservierungen auf der Warteliste werden in Ihrer Reservierungsliste angezeigt, aber nicht zum verfügbaren Kontingent an Sitzplätzen gezählt.
Die Wartelisten-Funktion ist in den Tarifen Manage und Grow enthalten. Die Warteliste kann in der Web-App oder in der mobilen iOS-App konfiguriert werden. (Wenn Sie Ihre Einstellungen für Gäste Benachrichtigungen aktualisieren müssen, tun Sie dies bitte in der Web-App.)
1. Die Warteliste einrichten
Die Warteliste ist für neue Reservierungen, die Sie manuell eingeben, immer verfügbar. Wenn Sie möchten, dass sich Gäste (in gewissen Grenzen) selbst auf die Warteliste setzen können, wenn Sie ausgebucht sind, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie zu Einstellungen > Schicht > Operatives > Schicht Übersicht.
Klicken Sie auf den Service, für den Sie die Warteliste aktivieren möchten, und wählen Sie Bearbeiten.
Gehen Sie zum Tab Online-Automatisierung (dem dritten Tab des Service).
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Verfügbarkeiten und aktivieren Sie Warteliste.
Legen Sie die Anzahl der Sitzplätze fest, die zur Warteliste hinzugefügt werden können. Sie können diese Anzahl pro Reservierung, insgesamt pro Service und pro Ankunftszeitfenster begrenzen.
Wenn Sie Gäste auf der Warteliste automatisch darüber informieren möchten, dass ein Tisch frei geworden ist, aktivieren Sie Automatische Verfügbarkeitsbenachrichtigung und wählen Sie aus, wann diese Benachrichtigungen versendet werden sollen. (Viele weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie in Teil 3 unten.)
Klicken Sie unten auf Speichern & schließen.
2. Die Warteliste verwenden
Eine manuelle Reservierung mit dem Status Warteliste hinzufügen.
Auf Ihrer Reservierungsseite können Sie eine Reservierung manuell zur Warteliste hinzufügen.
Geben Sie die Reservierung zunächst wie gewohnt ein, scrollen Sie dann nach unten zu Vorübergehender Status und klicken Sie auf Warteliste.
Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Der Gast erhält eine E-Mail oder SMS (wie in Einstellungen > Gäste Benachrichtigungen konfiguriert), die seine Aufnahme in die Warteliste bestätigt.
Eine Reservierung auf der Warteliste verwalten
Auf Ihrer Reservierungsseite sind Reservierungen auf der Warteliste deutlich mit dem Status Warteliste gekennzeichnet. Sie können auch einen Filter setzen, um nur diese Art von ausstehenden Reservierungen anzuzeigen.
Wenn Sie eine Reservierung auf der Warteliste bestätigen möchten, klicken Sie auf ihren Status und wählen Sie Bestätigt.
Der Gast erhält eine E-Mail oder SMS (wie in Einstellungen > Gäste Benachrichtigungen konfiguriert), die seine Reservierung bestätigt.
3. Die Funktion Automatische Verfügbarkeitsbenachrichtigung
Um die Verwaltung von Stornierungen zu erleichtern und Ihre Reservierungen zu maximieren, bietet Zenchef jetzt die automatische Verfügbarkeitsbenachrichtigung an, die Gäste auf der Warteliste informiert, sobald ein Zeitfenster frei wird.
So funktioniert es
Um diese Funktion zu aktivieren, gehen Sie zu Einstellungen > Schicht > Operatives > Schicht Übersicht. Klicken Sie, um den betreffenden Service zu bearbeiten.
Gehen Sie zum Tab Online-Automatisierung (dem dritten Tab) und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Verfügbarkeiten.
Stellen Sie sicher, dass Warteliste aktiviert ist.
Aktivieren Sie unter Warteliste Automatische Verfügbarkeitsbenachrichtigung.
Legen Sie eine Benachrichtigungsverzögerung fest: sofort, 5 Minuten, 10 Minuten oder 15 Minuten nach Freigabe des Zeitfensters.
Wenn nach einer Online-Stornierung oder einer manuellen Änderung ein Tisch frei wird (und sobald die Verzögerungszeit abgelaufen ist), werden Gäste auf der Warteliste automatisch benachrichtigt, per E-Mail oder SMS. Dies wird konfiguriert unter Einstellungen > Gäste Benachrichtigungen > Neue Verfügbarkeit nach einer Stornierung. Stellen Sie sicher, dass entweder E-Mail oder SMS ausgewählt ist.
Allerdings werden Benachrichtigungen nicht versendet , wenn ein Zeitfenster innerhalb des von Ihnen festgelegten Zeitraums für späten Zugang frei wird (auf demselben Tab der Service-Einstellungen, unter Verfügbarkeiten - Späten Zugang zu Online-Reservierungen begrenzen), oder wenn weniger als eine Stunde bis zum Beginn des Service oder der Reservierung verbleibt.
Klicken Sie unbedingt auf Speichern & schließen, damit Ihre Änderung am Service wirksam wird.
Warum diese Funktion aktivieren?
Optimierte Auslastung: Reduzieren Sie leere Sitzplätze und maximieren Sie Ihre Reservierungen.
Verbessertes Gästeerlebnis: Gäste erhalten die Information schnell und können sofort reservieren.
Zeitersparnis: Sie müssen nicht mehr jeden Gast manuell kontaktieren, wenn Zeitfenster frei werden.
4. Häufige Probleme & FAQ
Häufige Probleme
Die Warteliste ist für meine Gäste nicht verfügbar / Benachrichtigungen werden nicht versendet — Stellen Sie sicher, dass die Wartelisten-Funktion in Ihrem Abonnement enthalten ist und dass Sie sowohl Ihre Service-Einstellungen als auch Ihre Einstellungen für Gäste Benachrichtigungen konfiguriert haben. Manchmal landen E-Mails im Spam- oder Werbeordner des Gastes.
Ich muss einen Gast von der Warteliste entfernen — Klicken Sie einfach auf den Status der Reservierung Ihres Gastes und wählen Sie dann den Status Storniert.
FAQ
Werden neue Reservierungen von Gästen auf der Warteliste automatisch bestätigt? — Ja, sie werden automatisch bestätigt, wenn Ihre Service-Einstellungen auf Automatische Bestätigung eingestellt sind. (Wenn hingegen alle Ihre Bestätigungen manuell erfolgen, müssen auch diese Reservierungen manuell bestätigt werden.) Beachten Sie: Wenn Sie eine Kreditkartengarantie verlangen, bleibt die Reservierung ausstehend, bis der Gast dem nachkommt.
Was passiert, wenn ein Gast eine Automatische Verfügbarkeitsbenachrichtigung innerhalb des zulässigen Zeitraums zum Reservieren erhält, aber erst darauf klickt, wenn es „zu spät“ ist (der Tisch ist vergeben oder es gilt als später Zugang)? — Der Link funktioniert weiterhin, aber der Gast kann nicht reservieren und sieht stattdessen, dass „momentan kein Tisch verfügbar ist“. Er hat dann die Möglichkeit, sich von der Liste zurückzuziehen.