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Smart Event Manager

Qu'est-ce que Smart Event Manager ?

https://smarteventmanager.nl/

Vous organisez régulièrement des événements et vous cherchez un moyen de le faire de manière plus efficace et plus rationnelle ? Alors vous êtes au bon endroit avec Smart Event Manager.

Pourquoi l'intégration avec Smart Event Manager est-elle importante ?

Lorsque Smart Event Manager est utilisé pour planifier les réservations de groupes et Zenchef pour les réservations de tables individuelles, l'intégration entre les deux systèmes permet de gagner beaucoup de temps. L'intégration garantit que les réservations sont synchronisées entre Smart Event Manager et Zenchef, de sorte que la capacité disponible dans Zenchef est toujours à jour. Cela permet d'éviter les réservations en double.

Que comprend l'intégration avec Smart Event Manager ?

  • La synchronisation a lieu périodiquement à une fréquence élevée (toutes les 5 minutes).
  • La synchronisation permet une synchronisation bidirectionnelle des réservations. L'utilisateur de l'intégration peut décider du sens de la synchronisation qu'il souhaite utiliser, les deux sens étant possibles.
  • Les modifications apportées aux réservations ne sont synchronisées que dans le sens de la source originale de la réservation.

Informations échangées entre Smart Event Manager et Zenchef

Toutes les réservations de SEM qui utilisent un établissement lié (par exemple le restaurant) sont automatiquement créées dans Zenchef et la capacité est imputée. Les modifications apportées dans SEM sont également répercutées dans Zenchef.

Lorsqu'une réservation SEM contient plusieurs sections de programme pour le même établissement avec des horaires contigus (ou qui se chevauchent), le lien le reconnaît et ne créera qu'une seule réservation dans Zenchef pour cet établissement et ne créera qu'une seule réservation.

Les données suivantes seront adoptées :

  • Restaurant (le bon restaurant est choisi sur la base d'une « correspondance » avec les établissements dans SEM)
  • Section
  • Date
  • Heure de début
  • Heure de fin
  • Nombre de personnes
  • Statut (le bon statut est choisi sur la base d'une « correspondance » des statuts entre les deux systèmes)
  • Client
  • Coordonnées (nom et adresse électronique)
  • Description (visible dans le champ commentaire invité)
  • ID de la réservation SEM (visible dans le champ commentaire invité)

Informations échangées entre Zenchef et Smart Event Manager

Les données suivantes seront adoptées :

  • Établissement (l'établissement correct est choisi sur la base d'une « mise en correspondance » des restaurants (et éventuellement des sections) dans Zenchef)
  • Date
  • Heure
  • Nombre de personnes
  • Statut (le statut correct est choisi sur la base d'une « mise en correspondance » des statuts entre les deux systèmes)
  • Coordonnées (le nom de famille, le numéro de téléphone et l'adresse électronique seront ajoutés dans les remarques internes. Le titre (description) de la réservation comprend également le nom de famille du client. Aucun contact n'est créé pour chaque réservation, afin de ne pas augmenter le nombre de contacts et de ne pas trop augmenter le SEM).
  • Zenchef bookingId (ajouté dans les remarques internes)
  • Remarques réservation (ajouté dans le champ remarques playbook)
  • Remarques invité (ajouté dans le champ remarques playbook)
  • Allergies (ajouté dans le champ remarques playbook)

Chaque réservation créée dans Smart Event Manager est liée à une relation fixe (par exemple “Zenchef”) afin que ces réservations soient clairement identifiables.

Détails Smart Event Manager

  • Les nouvelles réservations dont l'état est de type Annulé sont ignorées.
  • Les réservations déjà synchronisées qui sont modifiées ultérieurement peuvent être traitées différemment :
    • Si le statut a été modifié pour un statut non synchronisé, la réservation dans Zenchef est annulée.
    • Si l'offre a été modifiée en une offre non synchronisée, la réservation dans Zenchef est annulée.
    • Si le nombre de personnes a été modifié à 0, la réservation dans Zenchef est annulée, car Zenchef n'accepte pas les réservations avec 0 personne.
    • Différentes installations avec des heures consécutives dans la même réservation sont envoyées à Zenchef comme une seule réservation en raison du lien envoyé.

Comment configurer l'intégration avec Smart Event Manager ?

Vous pouvez activer l'intégration avec Smart Event Manager dans votre environnement Zenchef via les paramètres et l'onglet partenaire. Vous trouverez le partenaire dans la catégorie «Services événementiels».

  1. Cliquez sur le bouton de connexion à côté du partenaire. Le partenaire pourra récupérer les informations du restaurant.
  2. Vous devez fournir votre Zenchef restaurantId à Smart Event Manager. Vous pouvez trouver votre Zenchef restaurantId en haut de cette page.