Le AI Concierge de Zenchef est un assistant vocal intelligent qui répond automatiquement aux appels entrants de votre restaurant, même lorsque votre équipe est occupée, en service ou indisponible.
Il gère tout le parcours de réservation pour vos clients et répond aux questions générales concernant votre restaurant. Pour tout ce qu’il ne peut pas résoudre, il transfère l’appel directement à votre équipe, afin qu’aucune demande d’appelant ne reste sans réponse.
Table des matières
- Points clés à connaître
- Comment le AI Concierge vous aide
- Ce que le AI Concierge fait / ne fait pas encore
- Configuration et personnalisation
- FAQ
1. Points clés à connaître
- Le AI Concierge répond automatiquement aux appels et gère les demandes de réservation en fonction de votre disponibilité Zenchef.
- Chaque réservation est ajoutée à votre liste de réservations et automatiquement confirmée au client par SMS.
- L’assistant fonctionne 24h/24 et 7j/7.
- Il aide à réduire les appels manqués et libère le personnel pendant les périodes de forte affluence.
- Il répond aussi aux questions générales sur votre restaurant et transfère toute demande qu’il ne peut pas gérer directement à votre équipe.
- Le AI Concierge s’améliore progressivement en fonction des informations que vous ajoutez dans votre back office.
- Bien que puissant, cette fonctionnalité présente encore des limites évidentes et ne remplace pas le jugement humain dans les cas complexes.
2. Comment le AI Concierge vous aide
Le problème
Les restaurants manquent régulièrement des appels pendant le service, les livraisons, la préparation ou les pauses du personnel.
L’impact est bien connu :
- réservations perdues,
- perturbation du déroulement du service,
- perception négative des clients (« personne ne répond »).
Un appel manqué signifie souvent une place perdue et un manque à gagner.
La solution
Le AI Concierge :
- répond immédiatement aux appels entrants,
- gère tout le parcours de réservation en utilisant votre disponibilité Zenchef en temps réel,
- envoie un SMS de confirmation,
- répond aux questions générales sur votre restaurant,
- enregistre toutes les interactions dans votre back office.
Les principaux avantages
- Disponibilité continue : les appelants atteignent toujours un assistant.
- Moins d’interruptions pour le personnel pendant les périodes chargées.
- Meilleure conversion des appels en réservations confirmées, y compris réponses aux questions des clients.
- Interaction client cohérente et professionnelle.
3. Ce que le AI Concierge fait / ne fait pas encore
Ce que le AI Concierge fait
| Capacité | Description | Avantage |
| Message d’accueil personnalisé | Vous pouvez définir un message d’accueil personnalisé qui se joue au début de chaque appel, en utilisant le nom et le ton de votre restaurant. | Crée une première impression cohérente et marquée pour chaque appelant. |
| Activation en libre-service uniquement pour la France et la Belgique | Vous pouvez activer et configurer le AI Concierge directement depuis votre back office Zenchef, sans assistance d’un conseiller Zenchef. Disponible actuellement uniquement en France et en Belgique. | Configuration plus rapide et contrôle total dès le premier jour. |
| Répond automatiquement aux appels entrants | L’IA décroche en premier et peut transférer à votre restaurant si nécessaire. | Minimise les appels manqués. |
| Prend les réservations | Confirme la date, l’heure et le nombre de personnes selon la disponibilité Zenchef en temps réel. | Flux de réservation simplifié. |
| Met en avant les questions récurrentes des clients | Le AI Concierge identifie automatiquement les questions posées fréquemment par les appelants. Vous pouvez les consulter dans votre back office et ajouter des réponses pour améliorer l’assistant au fil du temps. | Vous aide à détecter les lacunes de votre configuration et à améliorer continuellement l’expérience des appelants. |
| Envoie des confirmations automatiques par SMS | Les clients reçoivent les détails clairs de leur réservation (si les notifications SMS sont activées sur le compte Zenchef) | Réduit les erreurs et les malentendus. |
| Synchronise avec la liste de réservations Zenchef | Les réservations sont ajoutées directement dans le back office. | Pas de double saisie. |
| Fournit les transcriptions et résumés des appels | Tout est disponible dans l’espace Zencall. | Facilite le suivi et le contrôle qualité. |
| Propose des créneaux alternatifs | Offre des créneaux proches ou transfère l’appel. | Meilleure conversion des tentatives de réservation. |
| Transfère les cas complexes | Les appels sont transférés lorsque l’IA ne peut pas traiter la demande. | Expérience client fluide. |
| Fonctionne 24h/24 et 7j/7 | Opère en dehors des heures d’ouverture. | Service continu. |
| Envoie un lien de paiement par SMS pour les réservations payantes |
| Capture plus de réservations sécurisées. Aucun suivi manuel nécessaire. |
| Modifie ou annule les réservations existantes | Modifie ou annule la réservation en direct pendant l’appel ou via un lien de self-service par SMS. | Minimise les appels transférés au restaurant. |
| Apprend de vos entrées | Vous pouvez ajouter des réponses aux questions fréquentes. | Amélioration progressive au fil du temps. |
Ce que le AI Concierge ne fait pas (encore)
| Limitation | Impact |
| Gérer les réservations basées sur des expériences | L’IA ne peut pas traiter la disponibilité pour les expériences. |
| S’adresser aux clients par leur nom | Pas d’identification de l’appelant. |
| Prendre des commandes à emporter / de nourriture | L’appel est transféré au restaurant. |
| Personnaliser la voix de l’assistant | Seule la voix par défaut est disponible. |
| Gérer les messages Instagram/Facebook | Système uniquement vocal ; pas d’intégration de canal texte. |
| Être utilisé dans les restaurants multi-sites | L’agent est limité aux restaurants à emplacement unique. |
| Regrouper la disponibilité des restaurants | N’affiche que la disponibilité du restaurant qui reçoit l’appel. Ne peut pas proposer de créneaux alternatifs dans d’autres restaurants du même groupe. |
4. Configuration et personnalisation
Activation
- Le AI Concierge est ajouté à votre abonnement Zenchef en tant que service optionnel. En France et en Belgique, vous pouvez activer et configurer le AI Concierge directement depuis votre back office. Sur les autres marchés, un conseiller Zenchef vous accompagnera dans la configuration.
- Vous recevez un numéro de téléphone dédié une fois activé.
Configuration du renvoi d’appel
Vous serez assisté par un conseiller Zenchef pour la configuration, mais pour information, il existe deux façons de connecter votre ligne téléphonique au AI Concierge :
Option 1 — IA complète (recommandé) : Vous publiez le numéro du AI Concierge comme numéro de contact public de votre restaurant. Tous les appels entrants sont gérés directement par l’IA. C’est la configuration la plus simple et peut être configurée directement depuis votre back office Zenchef.
Option 2 — IA en secours : Vous conservez votre numéro public existant. Votre équipe répond normalement aux appels et l’IA intervient uniquement lorsque la ligne est occupée ou sans réponse. Cette configuration nécessite de contacter votre fournisseur télécom pour configurer la règle de renvoi.
Option 3 — IA avec renvoi interne : Vous fournissez au AI Concierge un numéro interne dédié non public pour le routage. Votre numéro public reste inchangé, et le AI Concierge transfère intelligemment les appels vers le numéro interne de votre équipe lorsque c’est nécessaire. Cette configuration équilibre automatisation et implication contrôlée de l’équipe. Nécessite de demander à votre fournisseur téléphonique de configurer le renvoi d’appel de votre numéro public vers le AI Concierge.
Gestion des réservations
- L’IA utilise vos règles de disponibilité Zenchef.
- Les réservations apparaissent instantanément dans votre liste de réservations.
- Un SMS automatique est envoyé avec les détails de la réservation, ceci s’applique uniquement si les notifications SMS sont activées sur votre compte Zenchef.
Analyse des appels
L’espace Zencall fournit :
- les transcriptions complètes des appels,
- une version résumée de chaque conversation.
(Accessible même si vous n’utilisez pas le produit Zencall.)
Personnalisation
- Vous pouvez fournir des réponses aux questions fréquentes dans votre back office.
- L’IA les intègre immédiatement dans son comportement.
- Vous pouvez également consulter les questions non traitées pour affiner les connaissances de l’assistant.
5 – FAQ
Puis-je limiter le AI Concierge à des horaires spécifiques ?
Techniquement oui, mais uniquement via les règles de routage de votre fournisseur télécom.
Le numéro Zenchef lui-même est toujours actif.
Que se passe-t-il si un créneau demandé est complet ?
Le AI Concierge propose des options alternatives basées sur votre disponibilité ou offre de transférer l’appel.
Le AI Concierge peut-il modifier ou annuler des réservations ?
Oui, il le fait.
Gère-t-il les réservations basées sur des expériences ?
Pas pour l’instant.
Puis-je personnaliser la voix ?
Pas à ce stade.
Le AI Concierge peut-il envoyer la confirmation de réservation par e-mail au lieu de SMS ?
Non directement via le AI Concierge. Cependant, si le restaurant a déjà activé la fonction SMS payante sur son compte Zenchef, les confirmations de réservation seront envoyées automatiquement par SMS.
Que se passe-t-il si j’utilise plus de minutes que mon forfait ne l’inclut ? Rien, le service continue de fonctionner normalement. Si vous dépassez le volume de votre forfait, les minutes supplémentaires seront simplement facturées au tarif supplémentaire standard.
Comment le AI Concierge se connecte-t-il à mon téléphone ?
Vous pouvez choisir entre deux options simples :
- Option 1 : IA complète (recommandé) : L’IA répond à tous les appels et votre équipe n’intervient que si de l’aide est nécessaire. Idéal pour gagner le plus de temps.
- Option 2 : IA en secours : Votre personnel répond normalement aux appels et l’IA intervient uniquement si la ligne est occupée, sans réponse ou si le restaurant est fermé (nécessite de demander à votre fournisseur téléphonique de configurer les règles de renvoi d’appel). Idéal pour privilégier le contact humain en premier.
- Option 3 : IA avec renvoi interne : L’IA filtre les appels et les transfère vers votre numéro interne dédié lorsque nécessaire, tout en conservant votre numéro public inchangé (nécessite de demander à votre fournisseur téléphonique de configurer le renvoi d’appel vers le AI Concierge). Idéal pour un routage intelligent des appels.
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