Le AI Concierge de Zenchef est un assistant vocal intelligent qui répond automatiquement aux appels entrants de votre restaurant, même lorsque votre équipe est occupée, en service ou indisponible.
Il gère l’intégralité du parcours de réservation pour vos clients et répond aux questions générales concernant votre restaurant. Pour tout ce qu’il ne peut pas résoudre, il transfère directement l’appel à votre équipe, afin qu’aucune demande d’appelant ne reste sans réponse.
Table des matières
- Points clés à connaître
- Comment le AI Concierge vous aide
- Ce que le AI Concierge fait / ne fait pas encore
- Configuration et personnalisation
- FAQ
1. Points clés à connaître
- Le AI Concierge répond automatiquement aux appels et gère les demandes de réservation en fonction de vos disponibilités Zenchef.
- Chaque réservation est ajoutée à votre liste de réservations et confirmée automatiquement au client par SMS.
- L’assistant fonctionne 24h/24 et 7j/7.
- Il aide à réduire les appels manqués et libère le personnel pendant les périodes de forte affluence.
- Il répond également aux questions générales concernant votre restaurant et transfère toute demande qu’il ne peut pas gérer directement à votre équipe.
- Le AI Concierge s’améliore progressivement en fonction des informations que vous ajoutez dans votre back office.
- Bien que puissant, cette fonctionnalité présente encore des limites claires et ne remplace pas le jugement humain dans les cas complexes.
2. Comment le AI Concierge vous aide
Le problème
Les restaurants manquent régulièrement des appels pendant le service, les livraisons, la préparation ou les pauses du personnel.
L’impact est bien connu :
- réservations perdues,
- perturbation du déroulement du service,
- perception négative des clients (« personne ne répond »).
Un appel manqué signifie souvent une couverture manquée et une perte de chiffre d’affaires.
La solution
Le AI Concierge :
- répond immédiatement aux appels entrants,
- gère l’intégralité du parcours de réservation en utilisant vos disponibilités Zenchef en temps réel,
- envoie un SMS de confirmation,
- répond aux questions générales sur votre restaurant,
- enregistre toutes les interactions dans votre back office.
Les principaux avantages
- Disponibilité continue : les appelants tombent toujours sur un assistant.
- Réduction des interruptions pour le personnel pendant les périodes chargées.
- Meilleure conversion des appels en réservations confirmées, y compris réponses aux questions des clients.
- Interaction client cohérente et professionnelle.
3. Ce que le AI Concierge fait / ne fait pas encore
Ce que le AI Concierge fait
| Capacité | Description | Avantage |
| Message d’accueil personnalisé | Vous pouvez définir un message personnalisé qui est joué au début de chaque appel, en utilisant le nom et le ton de votre restaurant. | Crée une première impression cohérente et de marque pour chaque appelant. |
| Activation en libre-service uniquement pour la France et la Belgique | Vous pouvez activer et configurer le AI Concierge directement depuis votre back office Zenchef, sans avoir besoin d’aide d’un conseiller Zenchef. Disponible actuellement uniquement en France et en Belgique. | Configuration plus rapide et contrôle total dès le premier jour. |
| Répond automatiquement aux appels entrants | L’IA décroche en premier et peut transférer au restaurant si nécessaire. | Minimise les appels manqués. |
| Prend les réservations | Confirme la date, l’heure et le nombre de personnes selon les disponibilités Zenchef en temps réel. | Flux de réservation simplifié. |
| Met en avant les questions récurrentes des clients | Le AI Concierge identifie automatiquement les questions fréquemment posées. Vous pouvez les consulter dans votre back office et ajouter des réponses pour améliorer l’assistant au fil du temps. | Vous aide à identifier les lacunes de votre configuration et à améliorer continuellement l’expérience des appelants. |
| Envoie des confirmations automatiques par SMS | Les clients reçoivent les détails clairs de leur réservation (si les notifications SMS sont activées sur le compte Zenchef) | Réduction des erreurs et malentendus. |
| Synchronise avec la liste de réservations Zenchef | Les réservations sont ajoutées directement au back office. | Pas de double saisie. |
| Fournit les transcriptions et résumés des appels | Tout est disponible dans l’espace Zencall. | Suivi facile et contrôle qualité. |
| Suggère des créneaux horaires alternatifs | Propose des créneaux proches ou transfère l’appel. | Meilleure conversion des tentatives de réservation. |
| Transfère les cas complexes | Les appels sont transférés lorsque l’IA ne peut pas traiter la demande. | Expérience client fluide. |
| Fonctionne 24h/24 et 7j/7 | Opère en dehors des heures d’ouverture. | Service continu. |
| Envoie un lien de paiement par SMS pour les réservations nécessitant un paiement |
| Capture plus de réservations sécurisées. Aucun suivi manuel nécessaire. |
| Modifier ou annuler des réservations existantes | Les clients peuvent modifier ou annuler leur réservation directement pendant l’appel. L’assistant peut aussi envoyer un SMS avec un lien sécurisé, permettant au client de finaliser la modification à son rythme. La liste des réservations se met à jour automatiquement.
| Les clients gèrent eux-mêmes les modifications. Moins d’appels pour votre équipe.
|
| Apprend de vos contributions | Vous pouvez ajouter des réponses aux questions fréquentes. | Amélioration progressive dans le temps. |
Ce que le AI Concierge ne fait pas (encore)
| Limite | Impact |
| Gérer les réservations basées sur des expériences | L’IA ne peut pas traiter les disponibilités pour les expériences. |
| S’adresser aux clients par leur nom | Pas d’identification de l’appelant. |
| Prendre les commandes à emporter / commandes alimentaires | Appel transféré au restaurant. |
| Personnaliser la voix de l’assistant | Seule la voix par défaut est disponible. |
| Gérer les messages Instagram/Facebook | Système uniquement vocal ; pas d’intégration des canaux textuels. |
| Être utilisé dans les restaurants multi-sites | L’agent est limité aux restaurants à emplacement unique. |
| Regrouper les disponibilités des restaurants | Affiche uniquement les disponibilités du restaurant qui reçoit l’appel. Il ne peut pas proposer de créneaux alternatifs dans d’autres restaurants du même groupe. |
4. Configuration et personnalisation
Activation
- L'AI Concierge est ajouté à votre abonnement Zenchef en tant que service optionnel. En France et en Belgique, vous pouvez activer et configurer l'AI Concierge directement depuis votre back office. Dans les autres marchés, un conseiller Zenchef vous accompagnera dans la configuration.
- Vous recevez un numéro de téléphone dédié une fois l'activation effectuée.
Configuration du renvoi d'appel
Vous serez accompagné(e) par un conseiller Zenchef pour la configuration, mais pour information, il existe deux façons de connecter votre ligne téléphonique à l'AI Concierge :
Option 1 — IA complète (recommandé) : Vous publiez le numéro de l'AI Concierge comme numéro de contact public de votre restaurant. Tous les appels entrants sont gérés directement par l'IA. Il s'agit de la configuration la plus simple, qui peut être effectuée directement depuis votre back office Zenchef.
Option 2 — IA en secours : Vous conservez votre numéro public existant. Votre équipe répond aux appels normalement et l'IA n'intervient que lorsque la ligne est occupée ou sans réponse. Cette configuration nécessite de contacter votre opérateur téléphonique pour paramétrer la règle de renvoi.
Option 3 — IA avec renvoi interne : Vous fournissez à l'AI Concierge un numéro interne dédié et non public pour le routage. Votre numéro public reste inchangé, et l'AI Concierge redirige intelligemment les appels vers le numéro de votre équipe interne lorsque cela est nécessaire. Cette configuration équilibre automatisation et implication maîtrisée de l'équipe. Nécessite de demander à votre opérateur téléphonique de configurer le renvoi d'appel depuis votre numéro public vers l'AI Concierge.
Gestion des réservations
- L'IA utilise vos règles de disponibilité Zenchef.
- Les réservations apparaissent instantanément dans votre liste de réservations.
- Un SMS automatique est envoyé avec les détails de la réservation ; cela s'applique uniquement si les notifications SMS sont activées sur votre compte Zenchef.
Analyse des appels
La zone Téléphone propose :
- les transcriptions complètes des appels,
- une version résumée de chaque conversation.
(Accessible même si vous n'utilisez pas le produit Téléphone.)
Personnalisation
- Vous pouvez renseigner des réponses aux questions fréquentes dans votre back office.
- L'IA les intègre immédiatement à son comportement.
- Vous pouvez également consulter les questions non traitées afin d'affiner les connaissances de l'assistant.
Comment l'AI Concierge se connecte-t-il à mon téléphone ?
Vous pouvez choisir parmi deux options simples :
- Option 1 : IA complète (recommandé) : L'IA répond à tous les appels et votre équipe n'intervient que si une aide est nécessaire. Idéal pour gagner un maximum de temps.
- Option 2 : IA en secours : Votre équipe répond aux appels normalement et l'IA n'intervient que si la ligne est occupée, sans réponse, ou si le restaurant est fermé (nécessite de demander à votre opérateur téléphonique de configurer les règles de renvoi d'appel). Idéal pour privilégier le contact humain.
- Option 3 : IA avec renvoi interne : L'IA filtre les appels et les redirige vers le numéro interne dédié de votre équipe lorsque cela est nécessaire, tout en conservant votre numéro public inchangé (nécessite de demander à votre opérateur téléphonique de configurer le renvoi d'appel vers l'AI Concierge). Idéal pour un routage intelligent des appels.
5 – FAQ
Puis-je limiter l'AI Concierge à des horaires spécifiques ?
Techniquement oui, mais uniquement via les règles de routage de votre opérateur téléphonique. Le numéro Zenchef lui-même est toujours actif.
Que se passe-t-il si le créneau demandé est complet ?
L'AI Concierge propose des alternatives en fonction de vos disponibilités ou propose de transférer l'appel.
L'AI Concierge peut-il modifier ou annuler des réservations ?
Oui. Le client peut effectuer la modification directement pendant l'appel, ou utiliser un lien sécurisé envoyé par SMS. La réservation mise à jour apparaît immédiatement dans votre liste de réservations.
Prend-il en charge les réservations d'Expériences ?
Pas pour le moment.
Puis-je personnaliser la voix ?
Pas à ce stade.
L'AI Concierge peut-il envoyer la confirmation de réservation par email plutôt que par SMS ?
Non, pas directement via l'AI Concierge. Cependant, si le restaurant a déjà activé la fonctionnalité SMS payante sur son compte Zenchef, les confirmations de réservation seront envoyées automatiquement par SMS.
Que se passe-t-il si j'utilise plus de minutes que ce qui est inclus dans mon forfait ?
Rien de particulier, le service continue de fonctionner normalement. Si vous dépassez le volume prévu par votre forfait, les minutes supplémentaires seront simplement facturées au tarif supplémentaire standard.
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