Dans cet article, vous découvrirez comment définir et gérer la politique d'annulation des réservations sur Zenchef, afin d'informer vos clients des conditions d'annulation et de gérer efficacement les annulations tardives ou les no-shows.
Sommaire
- Comment définir sa politique d'annulation ?
- Quelles conséquences sur les réservations ?
- Quelles réservations sont concernées ?
- Cas fréquents & FAQs
Ce que vous devez savoir
La politique d'annulation permet de définir un délai avant lequel vos clients peuvent annuler leur réservation sans pénalité. Cette politique est particulièrement utile lorsque vous utilisez l'empreinte bancaire ou le prépaiement, car elle vous offre la possibilité de gérer les annulations tardives et de prélever des frais en cas de no-show.
A retenir: Vos client pourront dans tous les cas annuler leur réservation quand ils le souhaitent. Le délai d'annulation tardive sert a cadrer la politique de prélèvement/remboursement de l'empreinte bancaire ou du prépaiement.
1. Comment définir sa politique d'annulation ?
Accédez à Paramètres > Service > Opérations > Planning.
Choisissez un service à modifier.
Allez dans le troisième onglet : Automatisation en ligne. Faites défiler jusqu'à Annulations. Activez « Limiter les annulations tardives aux réservations en ligne » et définissez la Limite de réservation.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Par exemple:
Délai autorisé: 3 heures avant de service.
Vos clients ayant réservé pour midi pourront annuler sans frais jusqu'a 9h le matin même. Passé ce délai, vous serez en droit de prélever l'empreinte bancaire ou de conserver le prépaiement.
2. Quelles conséquences sur les réservations ?
Vos clients sont avertis de votre politique d'annulation
Sur le module de réservation, à l'étape de dépôt de leur empreinte bancaire (dans le cas des demandes automatiques).
Sur la page de saisie des coordonnées bancaires dans le cas des demandes manuelles
Dans le mail confirmant leur réservation .
Vos clients peuvent annuler leur réservation jusqu'au dernier moment.
avant la date limite d'annulation, les statuts de la réservation et de l'empreinte bancaire associée passent à "Annulé(e)"
après la date limite d'annulation, le statut de la réservation passe à "Annulé Tardivement" mais l'empreinte bancaire associée reste au statut "Déposée".
Au moment de procéder à l'annulation de sa réservation, les clients sont avertis si le délai d'annulation est dépassé.
Vos pouvez arbitrer le sort des réservations annulées tardivement
en les passant en manuellement au statut No-show
ET / OU
en prélevant manuellement l'empreinte bancaire.
3. Quelles réservations sont concernées ?
Uniquement :
les réservations avec une empreinte bancaire Déposée
les réservations avec une expérience Prépayée*, et sur lequelles vous avez choisi et configuré le mode de remboursement: "Automatique hors délai d'annulation tardive".
4. Cas fréquents & FAQs
Cas fréquents
Mes clients peuvent toujours annuler même passé le délai configuré.
Effectivement, pour vous eviter les no-shows, vos client pourront dans tous les cas annuler leur réservation quand ils le souhaitent. Le délai d'annulation tardive sert a cadrer la politique de prélèvement/remboursement de l'empreinte bancaire ou du prépaiement.Je ne sais pas quelle politique d'annulation est configurée pour mon restaurant.
Vérifiez le délai configuré dans les paramètres de votre service (section 1 de cet article).
FAQs
Comment les clients sont-ils informés de la politique d’annulation ?
Vos clients seront informés lors du dépôt de leur empreinte bancaire sur le module de réservation. Egalement sur la page de saisie des coordonnées bancaires pour les demandes manuelles. Et enfin dans l’email de confirmation de leur réservation.Quelles réservations sont concernées par la politique d’annulation ?
Les réservations avec une empreinte bancaire déposée ou un prépaiement.