Dans cet article, vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur Téléphone : ce que c'est, ses avantages, comment le configurer, et comment il fonctionne pour vous et votre équipe.
Sommaire
- Quels sont les avantages d'utiliser Téléphone ?
- Comment configurer Téléphone : deux configurations
- Prérequis pour configurer Téléphone
- Comment configurer Téléphone
- Ce que Téléphone peut et ne peut pas faire
- SMS automatique lorsqu'un appel reste sans réponse
- Comment Téléphone change-t-il la vie des restaurateurs ?
- Configurations possibles
- Ordre de recherche des configurations
- Comment fonctionne l'historique des appels ?
- Support & Articles associés
1. Quels sont les avantages d'utiliser Téléphone ?
⏱️ Gagnez du temps au quotidien grâce à la saisie automatique des coordonnées clients.
👋 Adaptez les formules d'accueil téléphonique à l'appelant, qu'il s'agisse d'un client, d'une entreprise ou d'un prescripteur.
🔝 Personnalisez le parcours client grâce à un résumé de la fiche client (statut, nombre de réservations, annulations, no-shows, avis, etc.) et au contexte de sa réservation précédente et/ou suivante, affiché pendant l'appel.
🤖 Laissez un assistant vocal IA répondre automatiquement aux appels lorsque votre équipe ne peut pas décrocher, prendre des messages et rediriger vers le restaurant si nécessaire.
2. Comment configurer Téléphone : deux configurations
Vous pouvez choisir entre deux façons de connecter Téléphone à la ligne téléphonique de votre restaurant :
Remplacer le numéro de votre restaurant — Le numéro de téléphone actuel de votre restaurant est remplacé, et les clients qui l'appellent joignent directement l'IA. Si l'IA ne peut pas répondre à la demande du client, l'appel est automatiquement redirigé vers le restaurant.
Conserver le numéro de votre restaurant et rediriger vers l'IA — Votre restaurant conserve son numéro existant, et les appels sont redirigés vers l'IA (par exemple lorsque personne n'est disponible pour décrocher).
Un numéro de téléphone IA dédié peut être généré pour votre restaurant. Ce numéro est créé soit directement depuis le back-office Zenchef, soit par votre Account Manager sur demande, contactez-le pour le faire configurer.
Note : un seul numéro de téléphone IA est disponible par restaurant.
3. Prérequis pour configurer Téléphone
Téléphone repose sur une technologie brevetée qui connecte une ligne téléphonique à un (ou plusieurs) compte(s) Zenchef. Pour la configuration classique de reconnaissance d'appel, cette connexion est établie en installant un petit boîtier entre le téléphone et la box internet du restaurant, la seule condition étant de disposer d'une ligne téléphonique fixe. Pour l'assistant vocal IA, un numéro IA dédié est généré pour votre restaurant, comme décrit ci-dessus.
4. Comment configurer Téléphone
Rendez-vous dans Paramètres > Assistant Zenchef pour configurer votre Téléphone :
- Configurez votre numéro de téléphone IA (ou connectez votre numéro existant).
- Créez un message d'accueil personnalisé pour les appelants.
- Définissez des questions et réponses prédéfinies afin que l'IA puisse répondre aux demandes courantes des clients.
5. Ce que Téléphone peut et ne peut pas faire
- Inclus : jusqu'à 500 minutes d'appels IA par mois. Toute utilisation supplémentaire est soumise à des frais additionnels.
- Téléphone ne peut pas prendre de réservations pour les Expériences.
- Téléphone n'est pas disponible pour les commandes à emporter.
- Téléphone est disponible sur tous les forfaits Zenchef (Reserve, Manage, Grow), en tant que fonctionnalité payante à l'usage.
6. SMS automatique lorsqu'un appel reste sans réponse
Si un appel ne peut pas être pris en charge parce que Téléphone n'est pas connecté, Zenchef peut automatiquement envoyer un SMS à l'appelant. Pour utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous que le numéro de téléphone de l'appelant est affiché et enregistré dans votre interface, c'est ce qui permet à la fonctionnalité de SMS automatique Zenchef d'identifier et de joindre le client.
7. Comment Téléphone change-t-il la vie des restaurateurs ?
📞 Quelqu'un appelle votre restaurant.
🔍 Téléphone recherche dans l'annuaire de votre restaurant une fiche (client, influenceur ou entreprise) associée au numéro de téléphone de l'appelant.
📋 Une notification « pop-up » apparaît en temps réel sur votre compte Zenchef, selon le résultat de la recherche :
(visuels pop-up pour entreprise / prescripteur / client / appelant inconnu)
8. Configurations possibles
Important : Téléphone ne cible pas les postes de travail/ordinateurs, mais les comptes Zenchef.
CAS NOMINAL — Associer un boîtier Téléphone à une ligne téléphonique dédiée à un restaurant
Scénario : le restaurant dispose d'une ligne téléphonique dédiée. Installation : un boîtier Téléphone est installé sur la ligne et associé au compte Zenchef du restaurant. Le pop-up apparaît sur tous les postes de travail où la session Zenchef du restaurant est ouverte.
CAS PARTICULIER — Associer un boîtier Téléphone à une ligne téléphonique dédiée à un groupe de restaurants
Contexte : une ligne téléphonique est dédiée à un groupe de restaurants [X, Y, Z]. Installation : un boîtier Téléphone est associé aux comptes Zenchef des trois restaurants. Le pop-up apparaît sur tous les postes de travail où l'une des sessions Zenchef du groupe est ouverte.
Note : il n'est pas possible de connecter physiquement le même boîtier Téléphone à plusieurs lignes téléphoniques. Si un restaurant dispose de plusieurs lignes dédiées, un boîtier doit être installé sur chaque ligne et associé au même compte.
9. Ordre de recherche des configurations
CAS NOMINAL — Restaurant indépendant
- Fiche entreprise
- Fiche prescripteur
- Fiche client (numéro principal, puis numéro secondaire)
CAS PARTICULIER — Restaurant en groupe avec « Fiche client groupe » activée
- Fiche entreprises du restaurant [A]
- Fiche prescripteur du restaurant [A]
- Fiche client du restaurant [A]
- Fiches clients des restaurants [B], [C], [D]
Note : la recherche s'arrête dès qu'une fiche est trouvée.
10. Comment fonctionne l'historique des appels ?
Accédez à votre historique d'appels en cliquant sur l'icône « Appels téléphoniques ». Consultez tous les appels passés au restaurant avec l'identification de la fiche, ou le numéro de téléphone s'il n'est rattaché à aucune fiche.
11. Support & Articles associés
Contacter notre équipe support
Pour toute assistance supplémentaire, n'hésitez pas à contacter le support Zenchef via le chatbot disponible sur votre espace client ou en visitant notre Centre d'aide.