Qu'est-ce que HeyLuna ?
HeyLuna est une agence néerlandaise spécialisée dans l'IA, basée à Utrecht, qui développe des assistants vocaux basés sur l'IA pour le secteur de l'hôtellerie-restauration. Notre assistante, Luna, répond au téléphone du restaurant d'une voix naturelle, comprend ce que le client demande et gère la demande de A à Z — sans menu, sans options au clavier, sans musique d'attente.
Pour un restaurant, Luna fait office d’hôtesse numérique. Elle répond à tous les appels, prend les réservations, les modifie et les annule, et note les allergies, les anniversaires et autres demandes. Les questions auxquelles elle n’est pas censée répondre sont transmises à l’équipe, afin que les clients ne se retrouvent jamais bloqués face à une machine.
Chaque agent est configuré spécifiquement pour chaque restaurant : voix propre, message d’accueil, horaires d’ouverture, règlement intérieur et foire aux questions. HeyLuna se charge de la mise en place et de la maintenance, le restaurant n’a donc rien à configurer ni à surveiller. Nous travaillons avec des restaurants et d’autres entreprises du secteur de l’hôtellerie-restauration dans tout le Benelux, et notre équipe est joignable dès qu’un ajustement s’avère nécessaire.
Pourquoi l'intégration avec HeyLuna est-elle importante ?
Le téléphone d’un restaurant sonne toujours au pire moment : en plein service, quand l’équipe est au passe, ou bien après la fermeture. Les appels restés sans réponse sont autant de couverts qui ne se concrétisent jamais. Les appels pris détournent le personnel des clients déjà présents en salle.
Grâce à l’intégration HeyLuna, ces appels sont gérés sans que personne n’ait à décrocher le téléphone :
- Aucune réservation manquée : Luna répond à tous les appels, pendant le service, le soir et le week-end.
- Directement dans Zenchef : elle consulte les disponibilités en temps réel dans Zenchef et enregistre la réservation directement dans l’environnement Zenchef du restaurant. Pas de bloc-notes, pas de double saisie, pas besoin de retaper les réservations après le service.
- Moins d’erreurs : les horaires, le nombre de convives et les remarques des clients sont consignés au fur et à mesure que le client les formule, et non de mémoire une heure plus tard.
- Du temps gagné pour l’équipe : le personnel reste en salle, auprès des clients qui se trouvent effectivement dans le restaurant.
- Des clients accueillis dans leur propre langue : Luna parle néerlandais, anglais, français et allemand, ce qui permet d’accueillir correctement les clients internationaux.
- Zenchef reste la seule source de vérité : tout ce que fait Luna s’effectue au sein de la configuration Zenchef existante du restaurant, de sorte que le comptoir d’accueil, le plan de salle et les rapports restent tous à jour.
En quoi consiste l'intégration avec HeyLuna ?
Une fois l'intégration activée, Luna peut effectuer les opérations suivantes dans Zenchef, en temps réel pendant l'appel :
- Vérifier les disponibilités : pour une date et un nombre de convives donnés, et proposer des créneaux horaires proches lorsque celui demandé n'est pas disponible.
- Créer une réservation : en indiquant le nom du client, son numéro de téléphone et un commentaire (par exemple, une allergie, un anniversaire ou un chaise haute).
- Rechercher une réservation existante : à partir du numéro de téléphone du client.
- Modifier une réservation : date, heure, nombre de convives, nom du client ou commentaire associé à la réservation.
- Annuler une réservation : une fois que le client a confirmé.
Chaque réservation effectuée par Luna est identifiée comme provenant de HeyLuna, ce qui permet au restaurant de voir d’un seul coup d’œil quelles réservations ont été effectuées par téléphone via l’agent IA.
Parallèlement à l’intégration, HeyLuna configure et gère le reste de l’expérience : le message d’accueil, les horaires d’ouverture et la FAQ, la gestion des appels ne concernant pas les réservations, ainsi que la manière et le moment où un appel est transféré à un membre du personnel. Les ajustements sont effectués par notre équipe, généralement en moins d’une journée.
Avertissement
- Les règles de disponibilité sont gérées par Zenchef : Luna ne peut effectuer de réservation que dans le respect des règles de disponibilité, d’horaires et de taille des groupes configurées dans Zenchef. Elle ne peut pas contourner les fermetures, les limites de couverts ou les tables bloquées.
- Les réservations avec prépaiement ou promotion ne sont pas gérées par l’agent vocal. Dans ces cas-là, Luna redirige le client vers le restaurant ou vers le widget de réservation en ligne.
- Un numéro de téléphone est obligatoire. Les réservations sont recherchées et modifiées à partir du numéro de téléphone du client ; ainsi, un client appelant depuis un numéro masqué est invité à en fournir un.
- L'agent est présenté comme étant numérique. Luna précise dès le début de l'appel qu'elle est une assistante numérique.
- La reconnaissance vocale n'est pas parfaite. Les noms, en particulier, peuvent être mal compris. Luna les relit pour confirmation, mais une faute d'orthographe occasionnelle est possible.
- HeyLuna est un service distinct. Le restaurant a conclu un accord avec HeyLuna pour l’agent vocal et la téléphonie. Zenchef fournit la plateforme de réservation et l’intégration.
- Traitement des données. Les données d’appel et les informations sur les clients sont traitées par HeyLuna dans le cadre d’un accord de sous-traitance conclu avec le restaurant, conformément au RGPD.
Comment configurer l'intégration avec HeyLuna ?
- Contactez HeyLuna à l'adresse info@heyluna.nl ou via heyluna.nl. Nous passerons en revue la manière dont vous souhaitez que les appels soient gérés : message d'accueil, horaires d'ouverture, questions fréquentes et conditions dans lesquelles un appel doit être transféré à un membre du personnel.
- Activez HeyLuna dans Zenchef. Dans votre compte Zenchef, rendez-vous dans Paramètres → Intégrations → Réserver & Payer → Aperçu, repérez la vignette HeyLuna et cliquez sur Installer. Cela permet à HeyLuna d’accéder à vos disponibilités et à vos réservations.
- HeyLuna configure votre agent avec les informations de votre restaurant et le connecte à votre environnement Zenchef. Vous n’avez rien à configurer vous-même.
- Redirigez votre numéro de téléphone vers Luna. Vous pouvez soit transférer intégralement votre numéro, soit faire en sorte que Luna ne prenne les appels que lorsque personne ne répond au restaurant.
- Testons ensemble. Nous effectuons des appels tests avec vous — une réservation, une modification et une annulation — et vous vérifiez chacun d’entre eux dans votre back-office Zenchef.
- Mise en service. À partir de ce moment, chaque appel est pris en charge et les réservations apparaissent dans Zenchef dès qu’elles sont effectuées. Nous continuons à surveiller les appels pendant les premières semaines et affinons le fonctionnement de l’agent si nécessaire.
Vous souhaitez découvrir comment cela fonctionne ? Rendez-vous sur www.heyluna.nl ou demandez à HeyLuna une démonstration en direct avec les informations de votre propre restaurant, afin que vous puissiez entendre l’agent prendre une réservation avant de vous décider.