Dans cet article, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour configurer et utiliser la fonctionnalité de liste d'attente de Zenchef, qui vous permet de remplacer facilement les réservations annulées, optimisant ainsi le taux d'occupation de votre restaurant.
Sommaire
- Configurer la liste d'attente
- Utiliser la liste d'attente
- La fonctionnalité Notification automatique de disponibilité
- Problèmes courants & FAQ
Ce que vous devez savoir
La liste d'attente vous permet de confirmer rapidement une nouvelle réservation en cas d'annulation. Les réservations en liste d'attente sont affichées dans votre Liste des réservations, mais ne sont pas comptabilisées dans le stock de couverts disponibles.
La fonctionnalité de liste d'attente est incluse dans les offres Manage et Grow. La liste d'attente peut être configurée dans l'application web ou dans l'application mobile iOS. (Si vous devez mettre à jour vos paramètres de Notifications clients, veuillez le faire depuis l'application web.)
1. Configurer la liste d'attente
La liste d'attente est toujours disponible pour les nouvelles réservations que vous saisissez manuellement. Si vous souhaitez que les clients (dans certaines limites) puissent s'inscrire eux-mêmes sur la liste d'attente lorsque vous êtes complet, suivez ces étapes :
Rendez-vous dans Paramètres > Service > Opérations > Planning.
Cliquez sur le service pour lequel vous souhaitez activer la liste d'attente, puis choisissez Modifier.
Accédez à l'onglet Automatisation en ligne (le troisième onglet du service).
Faites défiler jusqu'à la section Disponibilités et activez Liste d'attente.
Définissez le nombre de couverts pouvant être ajoutés à la liste d'attente. Vous pouvez limiter ce nombre par réservation, par total pour le service et par créneau horaire d'arrivée.
Si vous souhaitez informer automatiquement les clients en liste d'attente qu'une table s'est libérée, activez Notification automatique de disponibilité, puis sélectionnez quand envoyer ces notifications. (Consultez la partie 3 ci-dessous pour beaucoup plus d'informations sur cette fonctionnalité.)
Cliquez sur Enregistrer & fermer en bas.
2. Utiliser la liste d'attente
Ajouter une réservation manuelle avec le statut Liste d'attente.
Depuis votre page des réservations, vous pouvez ajouter manuellement une réservation à la liste d'attente.
Commencez par saisir la réservation comme d'habitude, puis faites défiler jusqu'à Statut temporaire et cliquez sur Liste d'attente.
Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Le client recevra un e-mail ou un SMS (selon la configuration définie dans Paramètres > Notifications clients) confirmant son ajout à la liste d'attente.
Gérer une réservation en liste d'attente
Depuis votre page des réservations, les réservations en liste d'attente sont clairement identifiées par un statut Liste d'attente. Vous pouvez également définir un filtre pour n'afficher que ce type de réservation En attente.
Si vous souhaitez confirmer une réservation en liste d'attente, cliquez sur son statut et choisissez Confirmé.
Le client recevra un e-mail ou un SMS (selon la configuration définie dans Paramètres > Notifications clients) confirmant sa réservation.
3. La fonctionnalité Notification automatique de disponibilité
Pour faciliter la gestion des annulations et maximiser vos réservations, Zenchef propose désormais la notification automatique de disponibilité, qui informe les clients en liste d'attente lorsqu'un créneau horaire se libère.
Fonctionnement
Pour activer cette fonctionnalité, rendez-vous dans Paramètres > Service > Opérations > Planning. Cliquez pour modifier le service concerné.
Accédez à l'onglet Automatisation en ligne (le troisième onglet) et faites défiler jusqu'à la section Disponibilités.
Assurez-vous que Liste d'attente est activée.
Sous Liste d'attente, activez Notification automatique de disponibilité.
Définissez un Délai de notification : immédiat, 5 minutes, 10 minutes ou 15 minutes après la libération du créneau.
Lorsqu'une table se libère à la suite d'une annulation en ligne ou d'une modification manuelle (et une fois le délai écoulé), les clients en liste d'attente sont automatiquement notifiés par e-mail ou SMS. Ce paramètre se configure dans Paramètres > Notifications clients > Nouvelle disponibilité suite à une annulation. Assurez-vous que l'e-mail ou le SMS est sélectionné.
Cependant, les notifications ne sont pas envoyées si un créneau horaire se libère pendant la période d'accès tardif que vous avez définie (dans le même onglet des paramètres du service, dans Disponibilités - Limiter l'accès tardif aux réservations en ligne), ou s'il reste moins d'une heure avant le début du service ou de la réservation.
Veillez à cliquer sur Enregistrer & fermer pour que la modification de votre service soit prise en compte.
Pourquoi activer cette fonctionnalité ?
Taux d'occupation optimisé : réduisez les couverts inoccupés et maximisez vos réservations.
Expérience client améliorée : les clients reçoivent l'information rapidement et peuvent réserver immédiatement.
Gain de temps : plus besoin de contacter manuellement chaque client lorsque des créneaux horaires se libèrent.
4. Problèmes courants & FAQ
Problèmes courants
La liste d'attente n'est pas disponible pour mes clients / les notifications ne sont pas envoyées — Assurez-vous que la fonctionnalité de liste d'attente est incluse dans votre offre d'abonnement et que vous avez configuré à la fois les paramètres de votre service et ceux des notifications clients. Il arrive que les e-mails atterrissent dans le dossier Spam ou Promotions du client.
Je dois retirer un client de la liste d'attente — Il vous suffit de cliquer sur le statut de la réservation de votre client, puis de sélectionner le statut Annulé.
FAQ
Les nouvelles réservations des clients en liste d'attente sont-elles confirmées automatiquement ? — Oui, elles sont confirmées automatiquement si les paramètres de votre service sont réglés sur Confirmation automatique. (En revanche, si toutes vos confirmations sont manuelles, ces réservations devront également être confirmées manuellement.) Notez que si vous exigez une empreinte bancaire, la réservation restera en attente jusqu'à ce que le client s'y conforme.
Que se passe-t-il si un client reçoit une Notification automatique de disponibilité dans le délai autorisé pour réserver, mais ne clique dessus que lorsqu'il est « trop tard » (la table n'est plus disponible ou cela est considéré comme un accès tardif) ? — Son lien fonctionnera toujours, mais il ne pourra pas réserver et verra à la place qu'« aucune table n'est disponible pour le moment ». Il a alors la possibilité de se retirer de la liste.