In dit artikel vind je uitleg over de nieuwe logica voor klantbeheer, gebaseerd op het e-mailadres als unieke identificatie. We leggen ook goede praktijken uit om veelgemaakte fouten te vermijden, evenals de functie voor voorschrijvers.
Wat je moet weten
Zenchef gebruikt nu het e-mailadres als primaire identificatie om reserveringen te koppelen aan een klantprofiel. Dit voorkomt dubbele vermeldingen in je gastenbestand.
Als een nieuwe reservering een e-mailadres bevat dat al in het systeem bestaat, wordt deze automatisch gekoppeld aan het bestaande profiel, ook als de naam anders is.
Deze logica is van toepassing op alle reserveringen, ook die handmatig worden toegevoegd.
Dit kan verwarring veroorzaken als je fictieve of gedeelde e-mailadressen gebruikt (bijv. aa@aa.com) voor handmatige reserveringen.
Begrijpen hoe het klantbeheer werkt
Het e-mailadres is de unieke identificatie van het klantprofiel.
Elke keer dat een reservering wordt aangemaakt met een e-mailadres, controleert Zenchef of het al bestaat in je klantenbestand :
-
Als het e-mailadres al bestaat, wordt de reservering gekoppeld aan het bestaande profiel, zelfs als de naam anders is.
-
Als het e-mailadres nieuw is, wordt er automatisch een nieuw profiel aangemaakt.
Dit voorkomt dubbele vermeldingen en zorgt voor een gecentraliseerde geschiedenis van de bezoeken van een klant.
Maar let op met gedeelde of generieke adressen, die kunnen foutieve klantgegevens veroorzaken.
Veelvoorkomende gebruikssituaties
Situatie 1 : Handmatige reserveringen met een vals e-mailadres
Als je geen e-mailadres wilt invullen bij het handmatig aanmaken van een reservering :
Deactiveer het verplichte e-mailveld in de instellingen van Zenchef hier :
Instellingen voor handmatige reserveringen.
Dit voorkomt dat reserveringen worden aangemaakt met een generiek adres dat al gekoppeld is aan andere profielen (en dus fouten veroorzaakt bij de koppeling).
Situatie 2 : Gebruik maken van de functie “Voorschrijver”
Sommige restaurants (groepen, hotels, conciërges) werken met voorschrijvers – personen of entiteiten die reserveringen maken namens de klant.
Zenchef maakt het mogelijk om reserveringen van voorschrijvers automatisch te identificeren via een speciale functie.
Meer info : Voorschrijvers op Zenchef
Hoe stel je een voorschrijver in ?
-
Elke voorschrijver moet een e-mailadres en telefoonnummer hebben.
-
Je kunt ervoor kiezen om meldingen voor de gast door te sturen naar de voorschrijver (standaard ingeschakeld).
-
Activeer het veld Voorschrijver in de instellingen hier :
Instellingen voor handmatige reserveringen
Twee mogelijkheden afhankelijk van je configuratie :
Optie 1 : E-mail/telefoon niet verplicht
-
Je kunt de velden “e-mail” en “telefoon” leeg laten en gewoon de voorschrijver selecteren.
-
Zenchef maakt een reservering aan die gekoppeld is aan de voorschrijver zonder foutieve e-mail/telefoon aan de klant te koppelen.
Optie 2 : E-mail/telefoon verplicht
-
Vul de contactgegevens van de voorschrijver in bij de velden e-mail en/of telefoon.
-
Zenchef herkent automatisch de juiste voorschrijver en koppelt de reservering zonder dat je hem hoeft te selecteren in de lijst.
Hoe werkt de automatische koppeling van een voorschrijver ?
-
Automatische detectie : Wanneer een reservering wordt aangemaakt, controleert Zenchef de gegevens (e-mail/telefoon).
-
Slimme koppeling : Als de info overeenkomt met een bekende voorschrijver, wordt deze automatisch gekoppeld aan de reservering.
-
Geoptimaliseerde prestaties : Deze verwerking gebeurt snel, zelfs bij een grote database met voorschrijvers.
Voordelen voor jouw restaurant
-
Partners volgen die de meeste reserveringen genereren
-
Gemakkelijk commissies beheren indien nodig
-
Je waardevolste voorschrijvers identificeren
-
De impact van je marketingkanalen meten
-
Betrouwbaarheid winnen in je klantgegevens
Veelvoorkomende gevallen & FAQs
Veelvoorkomende gevallen
-
Een klant klaagt dat er een andere naam dan de zijne op de reservering staat → Controleer of er een generiek e-mailadres is gebruikt.
-
Meerdere reserveringen verschijnen onder dezelfde naam → Controleer het gebruikte e-mailadres, waarschijnlijk wordt dit gedeeld door meerdere klanten.
FAQ
Wat gebeurt er als ik de naam wijzig van een gast die gekoppeld is aan een bestaand e-mailadres ?
Je wijzigt alleen de actuele reservering. Het oorspronkelijke klantprofiel blijft ongewijzigd, tenzij je het handmatig bewerkt.
Kan ik een profiel aanmaken zonder e-mailadres ?
Ja, door in je instellingen het verplichte e-mailveld uit te schakelen. Dit voorkomt dubbele vermeldingen door generieke adressen.