Wat is Smart Event Manager?
Organiseer je regelmatig evenementen en ben je op zoek naar een manier om dit efficiënter en gestroomlijnder te doen? Dan ben je bij Smart Event Manager aan het juiste adres.
Waarom is een integratie met Smart Event Manager belangrijk?
Wanneer Smart Event Manager wordt gebruikt voor het plannen van groepsreserveringen en Zenchef voor individuele tafelreserveringen, levert de integratie tussen de twee systemen een grote tijdsbesparing op. De integratie zorgt ervoor dat reserveringen worden gesynchroniseerd van Smart Event Manager naar Zenchef, zodat de beschikbare capaciteit in Zenchef altijd actueel is. Dit voorkomt dubbele boekingen.
Wat houdt de integratie met Smart Event Manager in?
- De synchronisatie vindt periodiek plaats met een hoge frequentie (elke 5 minuten).
- De synchronisatie maakt 2-weg synchronisatie van reserveringen mogelijk. Als gebruiker van de integratie kun je zelf bepalen welke richting van synchronisatie je wilt gebruiken, met beide richtingen als mogelijkheid.
- Wijzigingen in reserveringen worden alleen gesynchroniseerd in de richting van de oorspronkelijke bron van de reservering.
Informatie uitgewisseld van Smart Event Manager naar Zenchef
Alle reserveringen uit SEM die gebruikmaken van een gekoppelde faciliteit (bijv. het restaurant) worden automatisch aangemaakt in Zenchef en de capaciteit wordt afgeboekt. Ook wijzigingen die in SEM worden gemaakt, worden in Zenchef doorgevoerd.
Wanneer een SEM-reservering meerdere programmadelen bevat voor dezelfde faciliteit met aaneengesloten (of overlappende) tijden, herkent de koppeling dit en zal hiervoor slechts 1 reservering in Zenchef worden aangemaakt.
De volgende gegevens worden overgenomen:
- Restaurant (het juiste restaurant wordt gekozen op basis van een ‘mapping’ met de faciliteiten in SEM)
- Sectie
- Datum
- Starttijd
- Eindtijd
- Aantal personen
- Status (de juiste status wordt gekozen op basis van een ‘mapping’ van de statussen tussen de twee systemen)
- Klant
- Contactgegevens (Naam en e-mailadres)
- Omschrijving (zichtbaar in veld opmerking gast)
- SEM reserverings-ID (zichtbaar in veld opmerking gast)
Informatie uitgewisseld van Zenchef naar Smart Event Manager
De volgende gegevens worden overgenomen:
- Faciliteit (de juiste faciliteit wordt gekozen op basis van een ‘mapping’ van de restaurants (en eventueel secties) in Zenchef)
- Datum
- Tijd
- Aantal personen
- Status (de juiste status wordt gekozen op basis van een ‘mapping’ van de statussen tussen de twee systemen)
- Contactgegevens (achternaam, telefoonnummer en e-mailadres worden toegevoegd in de interne opmerkingen. De titel (Beschrijving) van de reservering bevat ook de achternaam van de gast. Er wordt geen contactpersoon aangemaakt voor elke reservering, om het aantal contactpersonen niet te veel te laten toenemen in SEM).
- Zenchef bookingId (toegevoegd in de interne opmerkingen)
- Opmerkingen reservering (toegevoegd in opmerkingen draaiboekveld)
- Opmerkingen gast (toegevoegd in opmerkingen draaiboekveld)
- Allergieën (toegevoegd in opmerkingen draaiboekveld)
Elke reservering die wordt aangemaakt in Smart Event Manager is gekoppeld aan een vaste relatie (bijv. ‘Zenchef’) zodat deze reserveringen duidelijk identificeerbaar zijn.
Details Smart Event Manager
- Nieuwe reserveringen met een status van het type Geannuleerd worden genegeerd.
- Reeds gesynchroniseerde reserveringen die later worden gewijzigd, kunnen anders worden afgehandeld:
- Als de status is gewijzigd in een niet-gesynchroniseerde status, wordt de boeking in Zenchef geannuleerd.
- Als de voorziening is gewijzigd in een niet-gesynchroniseerde voorziening, wordt de boeking in Zenchef geannuleerd.
- Als het aantal personen is gewijzigd in 0, wordt de boeking in Zenchef geannuleerd, omdat Zenchef geen boekingen met 0 personen accepteert.
- Verschillende voorzieningen met opeenvolgende tijden binnen dezelfde reservering worden naar Zenchef verzonden als één reservering vanwege de verzonden koppeling.
Hoe stel ik de integratie met Smart Event Manager in?
Je kunt de integratie met Smart Event Manager in je Zenchef-omgeving activeren via instellingen en het partnertabblad. Je vindt de partner onder de categorie ‘Evenementenservices’.
- Klik op de knop Verbinden naast de partner. De partner zal de informatie van het restaurant kunnen ophalen.
- Je moet je Zenchef restaurantId doorgeven aan Smart Event Manager. Je vindt je Zenchef restaurantId bovenaan deze pagina.