AI Host van Zenchef – Overzicht en configuratie
De AI Host van Zenchef is een intelligente spraakassistent die automatisch de inkomende oproepen van uw restaurant beantwoordt, ook wanneer uw team het druk heeft, in bediening is of niet beschikbaar is.
Hij beheert het volledige reserveringstraject van uw gasten en beantwoordt algemene vragen over uw restaurant. Voor alles wat hij niet kan oplossen, verbindt hij het gesprek rechtstreeks door met uw team, zodat geen enkel verzoek van een beller onbeantwoord blijft.
Inhoudsopgave
- Wat u moet weten
- Hoe de AI Host u helpt
- Wat de AI Host wel / nog niet doet
- Configuratie en aanpassing
- Veelgestelde vragen
1. Wat u moet weten
- De AI Host beantwoordt automatisch oproepen en verwerkt reserveringsverzoeken op basis van uw Zenchef-beschikbaarheid.
- Elke reservering wordt toegevoegd aan uw reserveringslijst en automatisch per sms aan de gast bevestigd.
- De assistent is 24/7 actief.
- Hij helpt het aantal gemiste oproepen te verminderen en ontlast uw personeel tijdens piekmomenten.
- Hij beantwoordt ook algemene vragen over uw restaurant en verbindt elk verzoek dat hij niet zelf kan afhandelen rechtstreeks door met uw team.
- De AI Host verbetert zich geleidelijk op basis van de informatie die u toevoegt in uw backoffice.
- Inbegrepen gebruik: tot 500 minuten AI-oproepen per maand, extra minuten worden gefactureerd tegen uw standaard extra tarief.
- Hoewel krachtig, heeft deze functie nog duidelijke beperkingen en vervangt ze het menselijk oordeel in complexe gevallen niet.
2. Hoe de AI Host u helpt
Het probleem
Restaurants missen regelmatig oproepen tijdens de bediening, leveringen, de voorbereiding of pauzes van het personeel.
De impact is bekend:
- gemiste reserveringen,
- verstoring van het verloop van de bediening,
- negatieve perceptie bij gasten (“er wordt niet opgenomen”).
Een gemiste oproep betekent vaak een gemiste gast en verloren omzet.
De oplossing
De AI Host:
- beantwoordt inkomende oproepen onmiddellijk,
- beheert het volledige reserveringstraject aan de hand van uw actuele Zenchef-beschikbaarheid,
- verstuurt een bevestigings-sms,
- beantwoordt algemene vragen over uw restaurant,
- slaat alle interacties op in uw backoffice.
De belangrijkste voordelen
- Continue beschikbaarheid: bellers krijgen altijd een assistent aan de lijn.
- Minder onderbrekingen voor uw personeel tijdens drukke periodes.
- Meer kans om oproepen om te zetten in bevestigde reserveringen, mede dankzij de beantwoording van gastvragen.
- Een consistente en professionele klantinteractie.
3. Wat de AI Host wel / nog niet doet
Wat de AI Host wel doet
| Functie | Beschrijving | Voordeel |
| Persoonlijk welkomstbericht | U kunt een aangepaste begroeting instellen die aan het begin van elke oproep wordt afgespeeld, met de naam en de toon van uw restaurant. | Zorgt voor een consistente, herkenbare eerste indruk bij elke beller. |
| Zelfstandige onboarding, alleen voor Frankrijk en België | U kunt de AI Host rechtstreeks vanuit uw Zenchef-backoffice activeren en configureren, zonder hulp van een Zenchef-adviseur. Momenteel alleen beschikbaar in Frankrijk en België. | Snellere installatie en volledige controle over uw configuratie vanaf dag één. |
| Beantwoordt inkomende oproepen automatisch | De AI neemt als eerste op en kan indien nodig doorverbinden met het restaurant. | Minimaliseert gemiste oproepen. |
| Neemt reserveringen aan | Bevestigt datum, tijdstip en aantal personen op basis van de actuele Zenchef-beschikbaarheid. | Een gestroomlijnd reserveringsproces. |
| Belicht terugkerende vragen van gasten | De AI Host herkent automatisch vragen die bellers herhaaldelijk stellen. U kunt deze bekijken in uw backoffice en er antwoorden aan toevoegen om de assistent na verloop van tijd te verbeteren. | Helpt u hiaten in uw configuratie op te sporen en de ervaring van bellers voortdurend te verbeteren. |
| Verstuurt automatische sms-bevestigingen | Gasten ontvangen duidelijke reserveringsgegevens (indien sms-meldingen zijn ingeschakeld op het Zenchef-account) | Minder fouten en misverstanden. |
| Synchroniseert met de Zenchef-reserveringslijst | Reserveringen worden rechtstreeks aan de backoffice toegevoegd. | Geen dubbele invoer. |
| Levert transcripties en samenvattingen van oproepen | Alles is beschikbaar in de sectie Telefoon. | Eenvoudige opvolging en kwaliteitscontrole. |
| Stelt alternatieve tijdslots voor | Biedt nabijgelegen tijdslots aan of verbindt het gesprek door. | Betere conversie van reserveringspogingen. |
| Verbindt complexe gevallen door | Oproepen worden doorverbonden wanneer de AI het verzoek niet kan behandelen. | Een soepele klantervaring. |
| Is 24/7 actief | Werkt buiten de openingstijden. | Continue service. |
| Verstuurt sms-betaallink voor reserveringen waarvoor betaling vereist is |
|
Meer gegarandeerde reserveringen. Geen handmatige opvolging nodig. |
| Wijzigt of annuleert bestaande reserveringen |
Gasten kunnen hun reservering rechtstreeks tijdens het gesprek wijzigen of annuleren. De assistent kan ook een sms met een beveiligde link versturen, zodat de gast de wijziging op eigen tempo kan afronden. De reserveringslijst wordt automatisch bijgewerkt.
|
Gasten regelen wijzigingen zelf. Minder oproepen bereiken uw team.
|
| Leert van uw input | U kunt antwoorden op veelgestelde vragen toevoegen. | Geleidelijke verbetering na verloop van tijd. |
Wat de AI Host nog niet doet
| Beperking | Impact |
| Reserveringen voor experiences verwerken | De AI kan de beschikbaarheid voor experiences niet verwerken. |
| Gasten bij naam aanspreken | Geen identificatie van de beller. |
| Afhaalbestellingen aannemen | Oproep wordt doorverbonden naar het restaurant. |
| De stem van de assistent aanpassen | Alleen de standaardstem is beschikbaar. |
| Instagram-/Facebookberichten beheren | Uitsluitend spraaksysteem; geen integratie met tekstkanalen. |
| Worden gebruikt bij restaurants met meerdere vestigingen | De agent is beperkt tot restaurants met één vestiging. |
| Beschikbaarheid over een restaurantgroep heen | Toont alleen de beschikbaarheid van het restaurant dat de oproep ontvangt. Kan geen alternatieve tijdslots bij andere restaurants binnen dezelfde groep aanbieden. |
4. Configuratie en aanpassing
Activering
- De AI Host wordt als optionele dienst toegevoegd aan uw Zenchef-abonnement. In Frankrijk en België kunt u de AI Host rechtstreeks vanuit uw backoffice activeren en configureren. In andere markten begeleidt een Zenchef-adviseur u bij de installatie.
- Na activering ontvangt u een eigen telefoonnummer.
Instellen van gespreksdoorschakeling
Een Zenchef-adviseur begeleidt u bij de installatie, maar ter informatie zijn er drie manieren om uw telefoonlijn te koppelen aan de AI Host:
Optie 1 — Volledig AI (aanbevolen): U publiceert het nummer van de AI Host als het openbare contactnummer van uw restaurant. Alle inkomende oproepen worden rechtstreeks door de AI afgehandeld. Dit is de eenvoudigste opzet en kan rechtstreeks vanuit uw Zenchef-backoffice worden geconfigureerd.
Optie 2 — AI als back-up: U behoudt uw huidige openbare nummer. Uw team beantwoordt oproepen zoals gebruikelijk en de AI grijpt alleen in wanneer de lijn bezet is of niet wordt opgenomen. Voor deze opzet moet u contact opnemen met uw telefoonprovider om de doorschakelregel in te stellen.
Optie 3 — AI met interne doorschakeling: U geeft de AI Host een eigen, niet-openbaar intern nummer voor de routering. Uw openbare nummer blijft ongewijzigd, en de AI Host schakelt oproepen indien nodig intelligent door naar het interne nummer van uw team. Deze opzet biedt een balans tussen automatisering en gecontroleerde betrokkenheid van het team. Hiervoor moet u uw telefoonprovider vragen om gespreksdoorschakeling van uw openbare nummer naar de AI Host in te stellen.
Verwerking van reserveringen
- De AI past uw Zenchef-beschikbaarheidsregels toe.
- Reserveringen verschijnen direct in uw reserveringslijst. .
- Er wordt automatisch een sms verstuurd met de reserveringsgegevens; dit geldt alleen als sms-meldingen zijn ingeschakeld op uw Zenchef-account.
Gespreksanalyse
De sectie Telefoon biedt:
- volledige gesprekstranscripties,
- een samengevatte versie van elk gesprek.
(Toegankelijk, ook als u het product Telefoon niet gebruikt.)
Aanpassing
- U kunt in uw backoffice antwoorden op veelgestelde vragen invoeren.
- De AI verwerkt deze informatie onmiddellijk in zijn gedrag.
- U kunt ook onbeantwoorde vragen bekijken om de kennis van de assistent te verfijnen.
Hoe wordt de AI Host aan mijn telefoon gekoppeld?
U kunt kiezen uit twee eenvoudige opties:
- Optie 1: Volledig AI (aanbevolen): De AI beantwoordt alle oproepen en uw team grijpt alleen in als hulp nodig is. Ideaal om zoveel mogelijk tijd te besparen.
- Optie 2: AI als back-up: Uw personeel beantwoordt oproepen zoals gebruikelijk en de AI grijpt alleen in als de lijn bezet of onbeantwoord is, of als het restaurant gesloten is (hiervoor moet u uw telefoonprovider vragen om doorschakelregels in te stellen). Ideaal om het menselijk contact voorop te stellen.
- Optie 3: AI met interne doorschakeling: De AI screent oproepen en schakelt deze indien nodig door naar het eigen interne nummer van uw team, waarbij uw openbare nummer ongewijzigd blijft (hiervoor moet u uw telefoonprovider vragen om doorschakeling naar de AI Host in te stellen). Ideaal voor slimme gespreksroutering.
5 – Veelgestelde vragen
Kan ik de AI Host tot bepaalde uren beperken?
Technisch gezien wel, maar alleen via de routeringsregels van uw telecomprovider.
Het Zenchef-nummer zelf staat altijd aan.
Wat gebeurt er als een gevraagd tijdslot vol is?
De AI Host stelt alternatieve opties voor op basis van uw beschikbaarheid, of biedt aan het gesprek door te verbinden.
Kan de AI Host reserveringen wijzigen of annuleren?
Ja. De gast kan de wijziging rechtstreeks tijdens het gesprek doorgeven, of gebruikmaken van een beveiligde link die per sms wordt verstuurd. De bijgewerkte reservering verschijnt onmiddellijk in uw reserveringslijst.
Verwerkt hij reserveringen voor experiences?
Momenteel niet.
Kan ik de stem aanpassen?
Op dit moment nog niet.
Kan de AI Host de reserveringsbevestiging per e-mail versturen in plaats van per sms ?
Niet rechtstreeks via de AI Host. Als het restaurant echter al de betaalde sms-functie heeft ingeschakeld op zijn Zenchef-account, worden reserveringsbevestigingen automatisch per sms verstuurd.
Wat gebeurt er als ik meer minuten gebruik dan mijn abonnement bevat? Niets, de service blijft gewoon werken. Als u het volume van uw abonnement overschrijdt, worden de extra minuten simpelweg gefactureerd tegen uw standaard extra tarief.
4. Ondersteuning en gerelateerde artikelen
Neem contact op met ons ondersteuningsteam
Neem voor verdere hulp gerust contact op met de klantenservice van Zenchef via de chatbot in uw klantendashboard, of bezoek ons Helpcentrum.
Gerelateerd aan