In dit artikel ontdek je hoe je het annuleringsbeleid voor reserveringen instelt en beheert in Zenchef, zodat je je klanten kunt informeren over de annuleringsvoorwaarden en efficiënter kunt omgaan met laattijdige annuleringen of no-shows.
Samenvatting
- Hoe stel je je annuleringsbeleid in?
- Wat zijn de gevolgen voor reserveringen?
- Welke reserveringen zijn betrokken?
- Veelvoorkomende gevallen & FAQs
- Support & Gerelateerde artikelen
Wat je moet weten
Met het annuleringsbeleid kun je een termijn instellen waarbinnen je klanten hun reservering kosteloos kunnen annuleren. Dit beleid is vooral nuttig wanneer je werkt met een kredietkaartgarantie of vooruitbetaling, omdat het je toelaat om laattijdige annuleringen te beheren en kosten aan te rekenen bij no-shows.
Belangrijk om te onthouden: Je klanten kunnen hun reservering altijd annuleren, wanneer ze willen. De termijn voor laattijdige annulering bepaalt enkel of je het recht hebt om de kredietkaartgarantie of vooruitbetaling aan te rekenen of terug te betalen.
1. Hoe stel je je annuleringsbeleid in?
- Ga naar je instellingen, en bewerk je diensttypes.
- In de sectie Online automatisering > Annulering, vul je het veld in: “Definitie van een termijn buiten de toegestane grenzen”.
Bijvoorbeeld:
Toegestane termijn: 3 uur voor de dienst.
Klanten die gereserveerd hebben voor 12:00 uur, kunnen hun reservering kosteloos annuleren tot 09:00 uur op dezelfde dag. Na die termijn heb je het recht om de kredietkaartgarantie aan te rekenen of de vooruitbetaling te behouden.
2. Wat zijn de gevolgen voor reserveringen?
Je klanten worden geïnformeerd over je annuleringsbeleid:
-
In de reserveringsmodule, tijdens het invoeren van de kredietkaartgegevens (voor automatische aanvragen).
-
Op de pagina voor handmatige invoer van kredietkaartgegevens.
-
In de bevestigingsmail van hun reservering.
Je klanten kunnen op elk moment annuleren:
-
Als ze vóór de deadline annuleren, worden de reservering en de kredietkaartgarantie gemarkeerd als “Geannuleerd”.
-
Na de deadline wordt de reservering aangeduid als “Laattijdig geannuleerd”, maar de kredietkaartgarantie blijft op “Aangehouden”.
Op het moment van annuleren wordt je klant gewaarschuwd als de deadline verstreken is.
Je kunt actie ondernemen bij laattijdige annuleringen:
-
Door de reservering handmatig op No-show te zetten
EN / OF
-
Door de kredietkaartgarantie handmatig aan te rekenen.
3. Welke reserveringen zijn betrokken?
Alleen:
-
Reserveringen met een aangehouden kredietkaartgarantie
-
Reserveringen met een voorafbetaalde ervaring, waarvoor je de terugbetalingsmodus hebt gekozen en ingesteld op: "Automatisch buiten de termijn voor laattijdige annulering".
4. Veelvoorkomende gevallen & FAQs
Veelvoorkomende gevallen
-
Mijn klanten kunnen nog steeds annuleren, ook na de ingestelde termijn
Dat klopt. Om no-shows te vermijden, kunnen je klanten hun reservering altijd annuleren wanneer ze willen. De termijn voor laattijdige annulering bepaalt alleen of jij mag aanrekenen of niet. -
Ik weet niet welk annuleringsbeleid ingesteld is voor mijn restaurant
Controleer de ingestelde termijn in de instellingen van je dienst (zie sectie 1 van dit artikel).
FAQs
-
Hoe worden klanten geïnformeerd over het annuleringsbeleid?
Je klanten krijgen de informatie te zien tijdens het invoeren van hun kredietkaart in de reserveringsmodule, op de handmatige betaalpagina, en in de bevestigingsmail van hun reservering. -
Welke reserveringen vallen onder het annuleringsbeleid?
Enkel reserveringen met een kredietkaartgarantie of een voorafbetaling.
5. Support & Gerelateerde artikelen
Contacteer ons supportteam
Voor extra hulp kun je altijd contact opnemen met het Zenchef supportteam via de Chatbot in je klantenzone of door ons Helpcentrum te bezoeken.