HeyLuna

De telefoon van een restaurant gaat altijd op de meest ongelegen momenten: midden in de bediening, wanneer het team bij de pass staat, of lang na sluitingstijd. Oproepen die niet worden beantwoord, zijn reserveringen die nooit doorgaan. Oproepen die wel worden beantwoord, leiden het personeel af van de gasten die al in het restaurant zitten.

Met de HeyLuna-integratie worden die telefoontjes afgehandeld zonder dat iemand de telefoon hoeft op te nemen:

• Geen gemiste reserveringen: Luna beantwoordt elke oproep, tijdens de bediening, ’s avonds en in het weekend.
• Rechtstreeks in Zenchef: Ze leest de actuele beschikbaarheid uit Zenchef en voert de reservering direct in de Zenchef-omgeving van het restaurant in. Geen notitieblok, geen dubbele invoer, geen reserveringen meer invoeren na afloop van de dienst.
• Minder fouten: Tijden, groepsgroottes en opmerkingen van gasten worden vastgelegd op het moment dat de gast ze uitspreekt, niet uit het hoofd een uur later.
• Meer tijd voor het team: het personeel blijft op de vloer, bij de gasten die daadwerkelijk in het restaurant aanwezig zijn.
• Gasten in hun eigen taal: Luna spreekt Nederlands, Engels, Frans en Duits, zodat internationale gasten goed worden bediend.
• Zenchef blijft de enige bron van waarheid: alles wat Luna doet, gebeurt binnen de bestaande Zenchef-omgeving van het restaurant, zodat de ontvangstbalie, de plattegrond en de rapportages allemaal correct blijven.

Zodra de integratie actief is, kan Luna tijdens het gesprek in Zenchef het volgende doen:

• Beschikbaarheid controleren: voor een bepaalde datum en het aantal gasten, en alternatieve tijdstippen in de buurt voorstellen wanneer het gevraagde tijdvak niet beschikbaar is.
• Een reservering aanmaken: inclusief de naam van de gast, het telefoonnummer en een opmerking, zoals een allergie, een verjaardag of een kinderstoel.
• Een bestaande reservering opzoeken: op basis van het telefoonnummer van de gast.
• Een reservering wijzigen: datum, tijdstip, aantal personen, naam van de gast of de opmerking bij de reservering.
• Een reservering annuleren: nadat de gast deze heeft bevestigd.

Elke reservering die Luna maakt, wordt gemarkeerd met HeyLuna als bron, zodat het restaurant in één oogopslag kan zien welke reserveringen telefonisch via de AI-agent zijn binnengekomen.

Naast de integratie zorgt HeyLuna voor het opzetten en onderhouden van de rest van de ervaring: de begroeting, de openingstijden en veelgestelde vragen, wat er gebeurt met telefoontjes die niet over reserveringen gaan, en hoe en wanneer een telefoontje wordt doorgegeven aan een medewerker. Aanpassingen worden door ons team doorgevoerd, meestal binnen een dag.

• De beschikbaarheidsregels blijven bij Zenchef: Luna kan alleen reserveringen maken binnen de regels voor beschikbaarheid, dienstroosters en groepsgrootte die in Zenchef zijn ingesteld. Ze negeert geen sluitingsdagen, maximumcapaciteit of geblokkeerde tafels.
• Reserveringen met vooruitbetaling of een aanbieding worden niet door de spraakagent afgehandeld. In die gevallen verwijst Luna de gast door naar het restaurant of naar de online reserveringswidget.
• Een telefoonnummer is vereist. Reserveringen worden opgevraagd en gewijzigd aan de hand van het telefoonnummer van de gast, dus een gast die belt met een verborgen nummer wordt gevraagd om een nummer op te geven.
• Er wordt vermeld dat de assistent digitaal is. Luna vermeldt aan het begin van het gesprek dat zij een digitale assistent is.
• De spraakherkenning is niet perfect. Met name namen kunnen verkeerd worden verstaan. Luna leest ze ter bevestiging voor, maar af en toe kan er een spelfout voorkomen.
• HeyLuna is een afzonderlijke dienst. Het restaurant heeft een overeenkomst met HeyLuna voor de spraakagent en de telefonie. Zenchef verzorgt het reserveringsplatform en de integratie.
• Gegevensverwerking. Gespreksgegevens en gastgegevens worden door HeyLuna verwerkt op basis van een verwerkersovereenkomst met het restaurant, in overeenstemming met de AVG.