In dit artikel vindt u alle informatie die u nodig hebt om de wachtlijstfunctie van Zenchef in te stellen en te gebruiken. Hiermee kunt u geannuleerde reserveringen eenvoudig vervangen en zo de bezettingsgraad van uw restaurant optimaliseren.
Samenvatting
- De wachtlijst instellen
- De wachtlijst gebruiken
- De functie Automatische beschikbaarheidsmelding
- Veelvoorkomende problemen & FAQ
Wat u moet weten
Met de wachtlijst kunt u bij een annulering snel een nieuwe reservering bevestigen. Reserveringen op de wachtlijst worden weergegeven in uw Reserveringslijst, maar worden niet meegeteld in de beschikbare voorraad zitplaatsen.
De wachtlijstfunctie is inbegrepen in de abonnementen Manage en Grow. De wachtlijst kan worden ingesteld in de webapp of in de mobiele iOS-app. (Als u uw instellingen voor Gastmeldingen moet bijwerken, doe dat dan via de webapp.)
1. De wachtlijst instellen
De wachtlijst is altijd beschikbaar voor nieuwe reserveringen die u handmatig invoert. Als u wilt dat gasten (binnen bepaalde grenzen) zichzelf op de wachtlijst kunnen zetten wanneer u volgeboekt bent, volg dan deze stappen:
Klik op de service waarvoor u de wachtlijst wilt inschakelen en kies Bewerken.
Ga naar het tabblad Online automatisering (het derde tabblad van de service).
Scrol omlaag naar de sectie Beschikbaarheid en schakel Wachtlijst in.
Stel het aantal zitplaatsen in dat aan de wachtlijst kan worden toegevoegd. U kunt dit aantal beperken per reservering, per totaal voor de service en per aankomsttijdslot.
Als u gasten op de wachtlijst automatisch wilt laten weten dat er een tafel is vrijgekomen, schakel dan Automatische beschikbaarheidsmelding in en selecteer wanneer deze meldingen moeten worden verzonden. (Zie deel 3 hieronder voor veel meer informatie over deze functie.)
Klik onderaan op Opslaan & sluiten.
2. De wachtlijst gebruiken
Een handmatige reservering toevoegen met de status Wachtlijst.
Vanaf uw reserveringspagina kunt u handmatig een reservering aan de wachtlijst toevoegen.
Voer de reservering eerst zoals gewoonlijk in, scrol vervolgens omlaag naar Tijdelijke status en klik op Wachtlijst.
Klik vervolgens op Opslaan.
De gast ontvangt een e-mail of sms (zoals ingesteld in Instellingen > Gastmeldingen) ter bevestiging van de toevoeging aan de wachtlijst.
Een reservering op de wachtlijst beheren
Op uw reserveringspagina zijn reserveringen op de wachtlijst duidelijk gemarkeerd met de status Wachtlijst. U kunt ook een filter instellen om alleen dit type reservering In behandeling weer te geven.
Als u een reservering op de wachtlijst wilt bevestigen, klikt u op de status ervan en kiest u Bevestigd.
De gast ontvangt een e-mail of sms (zoals ingesteld in Instellingen > Gastmeldingen) ter bevestiging van de reservering.
3. De functie Automatische beschikbaarheidsmelding
Om het beheer van annuleringen te vergemakkelijken en uw reserveringen te maximaliseren, biedt Zenchef nu de automatische beschikbaarheidsmelding, die gasten op de wachtlijst informeert wanneer er een tijdslot beschikbaar komt.
Hoe het werkt
Om deze functie in te schakelen, gaat u naar Instellingen > Service > Beheer > Planning. Klik om de betreffende service te bewerken.
Ga naar het tabblad Online automatisering (het derde tabblad) en scrol omlaag naar de sectie Beschikbaarheid.
Zorg ervoor dat Wachtlijst is ingeschakeld.
Schakel onder Wachtlijst Automatische beschikbaarheidsmelding in.
Stel een Meldingsvertraging in: direct, 5 minuten, 10 minuten of 15 minuten nadat het tijdslot is vrijgegeven.
Wanneer er een tafel vrijkomt na een online annulering of een handmatige wijziging (en zodra de vertragingsperiode is verstreken), worden gasten op de wachtlijst automatisch op de hoogte gebracht per e-mail of sms. Dit stelt u in via Instellingen > Gastmeldingen > Nieuwe beschikbaarheid na een annulering. Zorg ervoor dat e-mail of sms is geselecteerd.
Meldingen worden echter niet verzonden als er een tijdslot vrijkomt binnen de periode voor late toegang die u hebt ingesteld (op hetzelfde tabblad van de service-instellingen, in Beschikbaarheid - Late toegang tot online reserveringen beperken), of als er minder dan een uur over is vóór het begin van de service of reservering.
Vergeet niet op Opslaan & sluiten te klikken, zodat de wijziging aan uw service van kracht wordt.
Waarom deze functie activeren?
Geoptimaliseerde bezettingsgraad: verminder lege zitplaatsen en maximaliseer uw reserveringen.
Verbeterde gastervaring: gasten ontvangen de informatie snel en kunnen direct reserveren.
Tijdsbesparing: u hoeft niet langer elke gast handmatig te contacteren wanneer er tijdslots beschikbaar komen.
4. Veelvoorkomende problemen & FAQ
Veelvoorkomende problemen
De wachtlijst is niet beschikbaar voor mijn gasten / meldingen worden niet verzonden — Controleer of de wachtlijstfunctie is inbegrepen in uw abonnement en of u zowel uw service-instellingen als uw instellingen voor gastmeldingen hebt geconfigureerd. Soms belanden e-mails in de map Spam of Promoties van de gast.
Ik moet een gast van de wachtlijst verwijderen — Klik gewoon op de status van de reservering van uw gast en selecteer vervolgens de status Geannuleerd.
FAQ
Worden nieuwe reserveringen van gasten op de wachtlijst automatisch bevestigd? — Ja, ze worden automatisch bevestigd als uw service-instellingen zijn ingesteld op Automatische bevestiging. (Als al uw bevestigingen daarentegen handmatig zijn, moeten deze reserveringen ook handmatig worden bevestigd.) Let op: als u een creditcardgarantie vereist, blijft de reservering in behandeling totdat de gast hieraan voldoet.
Wat gebeurt er als een gast een Automatische beschikbaarheidsmelding ontvangt binnen de toegestane termijn om te reserveren, maar er pas op klikt wanneer het ‘te laat’ is (de tafel is weg of het geldt als late toegang)? — De link werkt nog steeds, maar de gast kan niet reserveren en ziet in plaats daarvan dat er ‘momenteel geen tafel beschikbaar is’. Op dat moment heeft de gast de mogelijkheid zich van de lijst terug te trekken.