O que é o Smart Event Manager?
Organiza regularmente eventos e está à procura de uma forma de o fazer de forma mais eficiente e simplificada? Então veio ao sítio certo com o Smart Event Manager.
Por que razão é importante uma integração com o Smart Event Manager?
Quando o Smart Event Manager é utilizado para o planeamento de reservas de grupo e o Zenchef para reservas individuais de mesa, a integração entre os dois sistemas permite uma grande poupança de tempo. A integração garante que as reservas são sincronizadas do Smart Event Manager para o Zenchef, de modo a que a capacidade disponível no Zenchef esteja sempre actualizada. Isto evita a duplicação de reservas.
O que é que a integração com o Smart Event Manager inclui?
- A sincronização ocorre periodicamente com uma frequência elevada (de 5 em 5 minutos).
- A sincronização permite a sincronização bidirecional das reservas. Um utilizador da integração pode decidir qual a direção de sincronização que pretende utilizar, sendo possível utilizar ambas as direcções.
- As alterações às reservas são sincronizadas apenas na direção da fonte original da reserva.
Informações trocadas entre o Smart Event Manager e o Zenchef
Todas as reservas do SEM que utilizam uma instalação associada (por exemplo, o restaurante) são automaticamente criadas no Zenchef e a capacidade é facturada. As alterações efectuadas no SEM são igualmente reflectidas no Zenchef.
Quando uma reserva SEM contém várias secções de programa para a mesma instalação com horários contíguos (ou sobrepostos), a ligação reconhece este facto e criará apenas uma reserva no Zenchef para esta instalação e criará apenas uma reserva.
Serão adoptados os seguintes dados:
- Restaurante (o restaurante correto é escolhido com base num “mapeamento” com as instalações na SEM)
- Secção
- Data
- Hora de início
- Hora de fim
- Número de pessoas
- Estatuto (o estatuto correto é escolhido com base num “mapeamento” dos estatutos entre os dois sistemas)
- Cliente
- Dados de contacto (nome e endereço eletrónico)
- Descrição (visível no campo de observação do hóspede)
- ID da reserva SEM (visível no campo de observação do hóspede)
Informações trocadas entre o Zenchef e o Smart Event Manager
Serão adoptados os seguintes dados:
- Estabelecimento (o estabelecimento correto é escolhido com base num “mapeamento” dos restaurantes (e eventualmente das secções) no Zenchef)
- Data
- Hora
- Número de pessoas
- Estado (o estado correto é escolhido com base num “mapeamento” dos estados entre os dois sistemas)
- Dados de contacto (o apelido, o número de telefone e o endereço de correio eletrónico serão adicionados nas observações internas. O título (Descrição) da reserva também inclui o apelido do hóspede. Não é criado nenhum contacto para cada reserva, de modo a não aumentar o número de contactos para não aumentar demasiado o SEM).
- Zenchef bookingId (adicionado nas observações internas)
- Observações da reserva (adicionada no campo do livro de registos das observações)
- Observações hóspede (adicionado no campo do livro de registo de observações)
- Alergias (adicionadas no campo do livro de registo das observações)
Cada reserva criada no Smart Event Manager está associada a uma relação fixa (por exemplo, “Zenchef”), de modo a que estas reservas sejam claramente identificáveis.
Detalhes do Smart Event Manager
- As novas reservas com um estado do tipo Cancelado são ignoradas.
- As reservas já sincronizadas que são posteriormente modificadas podem ser tratadas de forma diferente:
- Se o status foi alterado para um status não sincronizado, a reserva no Zenchef é cancelada.
- Se a provisão foi alterada para uma facilidade de provisão não sincronizada, a reserva no Zenchef é cancelada.
- Se o número de pessoas foi alterado para 0, a reserva em Zenchef é cancelada, pois Zenchef não aceita reservas com 0 pessoas.
- Instalações diferentes com tempos consecutivos dentro da mesma reserva são enviadas para o Zenchef como uma única reserva devido à ligação enviada.
Como é que configuro a integração com o Smart Event Manager?
Pode ativar a integração com o Smart Event Manager no seu ambiente Zenchef através das definições e do separador parceiro. Encontrará o parceiro na categoria “Serviços de eventos”.
- Clique no botão de ligação ao lado do parceiro. O parceiro poderá obter as informações do restaurante.
- Tem de fornecer o seu Zenchef restaurantId ao Smart Event Manager. Pode encontrar o seu Zenchef restaurantId no topo desta página.