In diesem Artikel finden Sie alles, was Sie über Staff PIN wissen müssen: was es ist, wie Sie es aktivieren und wie es für Sie und Ihr Team funktioniert.
Zusammenfassung
- Was ist Staff PIN und warum sollte man es verwenden?
- So aktivieren Sie Staff PIN
- Wem eine Reservierung zugeordnet wird
- Abmelden über den Sperrbildschirm
- Fehlerbehebung & FAQs
- Support & verwandte Artikel
Was Sie wissen müssen
Wenn Ihr Restaurant mit einem oder zwei gemeinsam genutzten Tablets arbeitet, bleibt wahrscheinlich den ganzen Tag über ein einziges Konto angemeldet. Das ist praktisch, bedeutet aber auch, dass keine Reservierungsaktion einer bestimmten Person zugeordnet werden kann und Ihr Manager-Code letztendlich allen bekannt ist. Staff PIN lässt das gemeinsam genutzte Konto unverändert und fügt darüber einen Sperrbildschirm hinzu: Jedes Teammitglied wählt seinen Namen aus und gibt seine eigene 4-stellige PIN ein. Die Art und Weise, wie Sie Reservierungen vornehmen, ändert sich nicht.
Staff PIN ist in den Tarifen Manage und Grow enthalten und wird von Ihnen selbst über die Einstellungen aktiviert.
Jede Aktion auf einem gemeinsam genutzten Gerät wird der Person zugeordnet, die sie tatsächlich ausgeführt hat.
1. Was ist Staff PIN und warum sollte man es verwenden?
Ohne Staff PIN erzeugt ein gemeinsam genutztes Konto eine gemeinsam genutzte Historie: Sie sehen, dass eine Reservierung storniert wurde, aber nicht von wem. Ein Benutzerkonto pro Teammitglied würde dieses Problem theoretisch lösen, ist jedoch langsam einzurichten und während des Service umständlich zu wechseln. Staff PIN liegt dazwischen. Das Restaurantkonto bleibt angemeldet; die App wird zwischen den Nutzungen einfach auf einem Teamauswahlbildschirm gesperrt.
Das erhalten Sie:
- Persönliche Identität — jedes Teammitglied hat einen Namen und eine 4-stellige PIN
- Automatische Zuordnung — Reservierungsaktionen werden der Person zugeordnet, die zu diesem Zeitpunkt entsperrt war
- Geschützte Manager-Aktionen — Aktionen, für die bereits ein Manager-Code erforderlich war, verlangen nun die PIN eines bestimmten Managers
- Schnelle Einrichtung — das Hinzufügen eines Teammitglieds dauert nur wenige Sekunden, ohne dass ein neues Benutzerkonto erforderlich ist
Ihre Reservierungen, Einstellungen und Ihre Arbeitsweise bleiben unverändert. Es ändert sich nur, wen das System als handelnde Person betrachtet.
2. So aktivieren Sie Staff PIN
- Melden Sie sich mit einem Konto an, das über die Berechtigung Benutzerverwaltung verfügt.
- Gehen Sie zu Einstellungen → Team → Konten und öffnen Sie das Konto, das Sie hinter den Sperrbildschirm setzen möchten.
- Aktivieren Sie Sperrbildschirm. Dieses Konto zeigt beim nächsten Öffnen den Sperrbildschirm an.
- Gehen Sie zu Einstellungen → Team → Mitarbeiterliste, um Ihr Team hinzuzufügen, jeweils mit einer Rolle (Manager oder Mitglied) und einer 4-stelligen PIN.
- Ihr bestehender Manager-Code wird automatisch in einen Eintrag mit der Rolle „Manager“ übernommen, sodass von Anfang an mindestens ein Manager vorhanden ist.
Lassen Sie mindestens ein Konto ohne Sperrbildschirm. Sperrbildschirm und Benutzerverwaltung können nicht im selben Konto kombiniert werden: Ein Konto hinter dem Sperrbildschirm kann das Team nicht verwalten. Wenn Sie ein normales Konto beibehalten, können Sie jederzeit ein Teammitglied hinzufügen oder eine PIN ändern, ohne auf jemanden warten zu müssen.
Hinweis: Die Person, die das Team verwaltet, hat den Sperrbildschirm niemals aktiviert. Das ist so vorgesehen und keine Einschränkung.
Rollen im Überblick
- Mitglied — entsperrt die App und arbeitet normal. Für Aktionen, die einen Manager erfordern, wird die PIN eines Managers abgefragt
- Manager — alles, was ein Mitglied tun kann, und zusätzlich direkter Zugriff auf Aktionen, für die ein Mitglied andernfalls nach einer Manager-PIN gefragt würde
3. Wem eine Reservierung zugeordnet wird
Die Person, die zu diesem Zeitpunkt entsperrt ist, wird als Verantwortliche erfasst. Diese Zuordnung kann auf dem gemeinsam genutzten Gerät nicht geändert werden.
Wenn Sie eine Reservierung erstellen, während Sie entsperrt sind, wird das Feld Aufgenommen von automatisch mit Ihrem Namen ausgefüllt. Bei einem Konto mit aktiviertem Sperrbildschirm wird dieses Feld angezeigt, kann aber nicht bearbeitet werden — weder beim Erstellen einer Reservierung noch beim Öffnen einer bestehenden Reservierung.
Wenn Sie eine Reservierung öffnen, die von einer anderen Person aufgenommen wurde, wird deren Name angezeigt, nicht Ihrer. Durch das Bearbeiten dieser Reservierung wird die Zuordnung nicht auf Sie übertragen. Das ist beabsichtigt: Nur so bleibt die Historie vertrauenswürdig.
Jemand, der mit einem Konto angemeldet ist, bei dem der Sperrbildschirm nicht aktiviert ist, kann Aufgenommen von weiterhin ändern, beispielsweise um einen Fehler im Backoffice zu korrigieren. Diese Änderung wird in der Historie der Reservierung erfasst und zeigt den vorherigen Namen, den neuen Namen, die Person, die die Änderung vorgenommen hat, sowie den Zeitpunkt an.
4. Abmelden über den Sperrbildschirm
Beim Abmelden wird das Restaurantkonto vollständig abgemeldet, nicht nur Ihre eigene Sitzung.
Der Sperrbildschirm verfügt im Kontomenü oben über die Aktion Abmelden. Dadurch wird das Restaurantkonto abgemeldet und Sie gelangen zurück zum normalen Zenchef-Anmeldebildschirm.
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie etwas benötigen, auf das ein gesperrtes Gerät nicht zugreifen kann. Der häufigste Fall: Niemand vor Ort erinnert sich an eine PIN. Melden Sie sich ab, melden Sie sich mit einem Konto an, das über die Berechtigung Benutzerverwaltung verfügt, und legen Sie unter Einstellungen → Team → Mitarbeiterliste eine neue PIN fest.
Hinweis: Dies unterscheidet sich vom Ruhemodus, der das Gerät lediglich wieder auf den Teamauswahlbildschirm sperrt und das Restaurantkonto angemeldet lässt.
5. Fehlerbehebung & FAQs
Häufige Probleme
- „Ich sehe weder den Schalter für den Sperrbildschirm noch das PIN-Feld“ — Staff PIN ist in den Tarifen Manage und Grow enthalten. Wenn Sie einen anderen Tarif nutzen, werden die Steuerelemente ausgeblendet, statt grau dargestellt zu werden, sodass die Funktion nicht vorhanden zu sein scheint. Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, um einen Tarifwechsel zu besprechen.
- „Ich sehe den Sperrbildschirm nicht“ — sobald die Funktion in Ihrem Tarif verfügbar ist, wird sie pro Konto und nicht für alle gleichzeitig aktiviert. Prüfen Sie, ob der Sperrbildschirm für das Konto aktiviert ist, mit dem Sie angemeldet sind. Wenn Sie mit einem Zenchef-Mitarbeiterkonto oder mit einem Konto angemeldet sind, das Benutzer verwaltet, wird der Sperrbildschirm nicht angezeigt. Das ist so vorgesehen.
- „Jemand hat seine PIN vergessen“ — ein Benutzer mit der Berechtigung „Benutzerverwaltung“ setzt sie unter Einstellungen → Team → Mitarbeiterliste zurück. Die Person behält ihre Historie und ihre bisherigen Aktionen bleiben ihr zugeordnet.
- „Ein Manager möchte seine eigene PIN ändern“ — PINs werden von einem Benutzer mit der Berechtigung „Benutzerverwaltung“ geändert. Ein Konto mit aktiviertem Sperrbildschirm kann diese Berechtigung nicht besitzen. Melden Sie sich daher mit Ihrem Konto für die Benutzerverwaltung an, um eine beliebige PIN, einschließlich der eines Managers, zu ändern.
- „Die App wurde gesperrt, während ich gearbeitet habe“ — auf dem iPad kehrt die App nach 30 Sekunden Inaktivität zum Teamauswahlbildschirm zurück. Geben Sie Ihre PIN ein, um dort fortzufahren, wo Sie aufgehört haben. Im Web wird die App nur gesperrt, wenn jemand den Ruhemodus aktiviert.
FAQ
- Können zwei Personen dieselbe PIN haben? — Ja. Zenchef verhindert keine doppelten PINs, da jede Person anhand des ausgewählten Namens und nicht allein anhand der PIN identifiziert wird. Es ist dennoch empfehlenswert, unterschiedliche PINs zu verwenden.
- Was passiert mit der Historie, wenn jemand das Team verlässt? — Entfernen Sie die Person aus dem Team. Ihre bisherigen Aktionen bleiben ihr zugeordnet und werden mit ihrem als entfernt gekennzeichneten Namen angezeigt.
- Läuft eine PIN ab? — Nein. PINs werden nur bei Bedarf von einem Benutzer mit der Berechtigung „Benutzerverwaltung“ geändert.
- Kann eine Person in mehreren Restaurants arbeiten? — Nein. Ein Teammitglied gehört zu einem einzigen Restaurant.
- Kann ich korrigieren, wem eine Reservierung zugeordnet ist? — Nicht über das gemeinsam genutzte Gerät. Jemand, der mit einem Konto angemeldet ist, bei dem der Sperrbildschirm nicht aktiviert ist, kann dies ändern. Die Änderung wird in der Historie der Reservierung protokolliert.
- Was passiert, wenn wir unseren letzten Manager löschen? — Das ist nicht möglich, und Zenchef weist Sie darauf hin: „Dieses Teammitglied ist der letzte Manager des Restaurants und kann nicht gelöscht oder in eine andere Rolle geändert werden. Weisen Sie zuerst einen anderen Manager zu.“ Durch einen Manager geschützte Aktionen können niemals unerreichbar werden.
6. Support & verwandte Artikel
Support
Für weitere Unterstützung wenden Sie sich bitte über Ihr Kundenportal an den Zenchef-Support oder besuchen Sie unser Help Center.
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