Guide de Formation à ZenchefOS

Bienvenue dans notre Guide de Formation dédié à l'utilisation de ZenchefOS!

Que vous soyez nouveau sur la plateforme ou que vous souhaitiez approfondir vos connaissances, ces cinq vidéos vous guideront à travers les différentes fonctionnalités clés dans la prise en main de ZenchefOS. De la navigation dans l'interface à la gestion des réservations, en passant par la gestion des no-shows, nous vous montrerons comment tirer le meilleur parti de notre système pour optimiser la gestion de votre établissement.

Découvrez la plateforme ZenchefOS à travers ces 5 vidéos :

• Naviguer dans ZenchefOS 🏄‍♀️
• Découvrir la rubrique réservations 💫
• Comment gérer mes nouvelles réservations 🛎
• Comment modifier mes réservations 🖊
• Comment gérer mes no-shows ❌

I. Naviguer dans ZenchefOS 🏄‍♀️

Pour vous aider à tirer le meilleur parti de notre outil, nous explorerons ensemble les différentes sections et verrons comment elles peuvent vous être utiles au quotidien.

00:00: Bienvenue sur ZenchefOS. le système qui vous aidera à simplifier la gestion quotidienne de votre restaurant, et qui vous permettra de vous concentrer sur ce qui compte vraiment, offrir une expérience exceptionnelle à vos clients. 00:13: Zenchef vous soutient dans votre succès en simplifiant vos opérations, en améliorant votre efficacité, et en renforçant la relation avec vos clients. Avec Zenchef, vous disposez des outils nécessaires pour offrir une expérience exceptionnelle, tout en optimisant les performances de votre établissement. 00:31: Pour vous aider à tirer le meilleur parti de notre outil, nous explorerons ensemble les différentes sections et verrons comment elles peuvent vous être utiles au quotidien. 00:40: Pour naviguer entre les différentes sections, utilisez simplement le bandeau noir en haut de votre écran. 00:46: La première rubrique vous donne accès au Dashboard. 00:50: Intuitif et informatif, il est conçu pour vous offrir une vue d'ensemble claire de la performance de votre restaurant. 00:57: Ce dashboard vous permet d'accéder rapidement à des données précieuses sur différents aspects de votre activité. 01:04: Vous trouverez ensuite la rubrique Réservations. 01:08: Ici vous aurez accès à des outils intuitifs pour gérer et optimiser vos réservations en ligne, par téléphone ou de passage. 01:16: La troisième rubrique est la section "clients" 01:19: Dans la section Clients, découvrez un grand nombre d'informations sur votre clientèle. Explorez leurs préférences, leurs retours, et développez des stratégies marketing ciblées pour stimuler la croissance de votre établissement. 01:33: Enfin, vous trouverez la rubrique "Revenus" 01:36: C'est une ressource essentielle pour suivre et gérer toutes les transactions financières de votre restaurant. Cette section centralisée vous permet d'accéder en un seul endroit, à toutes les données relatives aux paiements à table, aux empreintes bancaires, aux pré-paiements et aux bons cadeaux. 01:52: Sur le reste de la bannière, vous trouverez les éléments suivants. 01:56: Le compteur SMS qui trace les messages envoyés sur le mois en cours. 02:01: Le mégaphone pour découvrir les actualités et mises à jour ZenchefOS. 02:06: Le bouton Noter une Réservation pour enregistrer les demandes de réservation par téléphone 02:12: La rubrique Réservations à confirmer pour gérer les réservations en attente 02:17: Ici vous retrouverez vos réservations en attente de confirmation, votre liste d'attente et la liste des réservations annulés par vous ou vos clients. 02:26: Ensuite, vous trouverez La liste des appels entrants, ciblés par votre boitier Zencall 02:32: Et finalement, l'accès aux paramètres de l'outil. 02:36: Cette section vous offre des options de contrôle et de personnalisation complètes adaptées à vos préférences et besoins opérationnels. 02:44: A droite de la bannière vous trouverez un menu déroulant, qui vous donne accès aux rubriques suivantes : 02:50: Les paramètres, La gestion du compte, Les informations de facturation, Le centre d'aide, Le blog, La communauté Zenchef, Les partenariats et le bouton pour vous déconnecter. 03:03: Pour terminer, vous trouverez en bas à droite de votre écran, notre assistant Zenny. 03:09: Zenny est notre service de messagerie instantanée qui vous permet d'obtenir de l'aide directement depuis votre espace Zenchef et à tout moment. 03:19: Merci d'avoir suivi cette vidéo. Notre équipe est là pour vous accompagner à chaque étape de votre parcours donc n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions.

II. Découvrez la rubrique Reservations 💫

Dans cette rubrique, nous allons explorer les différentes fonctionnalités de votre outil de gestion des réservations, conçu pour simplifier la gestion de votre restaurant et offrir une expérience client exceptionnelle.

00:00: Bienvenue dans cette vidéo. Aujourd'hui nous allons découvrir la rubrique réservation de ZenchefOS. Dans cette rubrique, nous allons explorer les différentes fonctionnalités de votre outil de gestion des réservations, conçu pour simplifier la gestion de votre restaurant et offrir une expérience client exceptionnelle. 00:18: La rubrique réservation est votre outil centralisé de gestion des réservations. Il est conçu pour vous aider à gérer efficacement les réservations dans votre établissement. Grâce à cet outil, vous pouvez organiser vos services, gérer votre disponibilité et maximiser l'utilisation de vos tables, offrant ainsi une expérience client fluide et agréable. 00:38: Cette rubrique vous permet de gérer toutes vos réservations depuis une seule et même interface, vous permettant ainsi de gagner du temps et d'optimiser vos opérations. En visualisant clairement votre disponibilité et vos réservations, vous pouvez organiser vos services de manière efficace, éviter les surréservations, et offrir un service client personnalisé à chaque visite. 00:59: De plus, en proposant une réservation en ligne sur votre site web et vos réseaux sociaux, vous pouvez attirer de nouveaux clients et fidéliser votre clientèle existante, maximisant ainsi vos revenus et votre rentabilité. 01:12: L'utilisation de la rubrique réservation est simple et intuitive. Elle est composée de deux partie distinctes : 01:19: à droite, la liste de vos réservations 01:22: et à gauche votre plan de salle. 01:25: La date au dessus de la liste, vous permet de sélectionner une date souhaitée sur un calendrier 01:31: Aussi, vous pouvez utiliser les flèches pour naviguer vers le jour suivant ou précédent 01:37: Ensuite, vous trouverez le bouton pour enregistrer vos clients de passage sans réservation 01:43: suivi d'un bouton pour enregistrer une réservation faite par téléphone. 01:48: Vous trouverez ensuite vos filtres de service qui vous permettent d'afficher uniquement le service en cours 01:54: Chaque filtre a un bouton afficher complet, qui vous permet de bloquer le service ou des créneaux horaires spécifiques. Si vous êtes réellement complet, le système Zenchef vous marquera automatiquement comme tel sur le module de réservation. 02:08: La fonction "afficher complet" est un moyen rapide d'apparaître complet sur votre module même si ce n'est pas le cas. 02:15: Sous la bannière de la date, vous trouverez d'autres filtres pour trier vos réservations en fonction de leur statut. toutes les réservations, en attente, celles à venir, les no-shows, les annulations, etc. 02:29: Sous cette section, vous trouverez la barre de recherche si vous avez besoin de trouver un client par son nom. 02:35: Sur le côté droit, vous aurez le bouton de sélection multiple, 02:40: ce bouton vous permet de sélectionner plusieurs réservations, et d'appliquer la même action sur toutes. 02:46: Sur le côté droit de l'écran, vous trouverez votre plan de salle. 02:50: Votre plan de salle vous permet de visualiser vos différents espaces. 02:54: Vous pouvez également sélectionner une table et choisir parmi les actions suivantes 02:59: Renseigner un client de passage sur la table 03:02: Noter une réservation sur la table 03:05: ou bloquer la table pour le service. 03:08: Au dessus du plan de salle, il y a quatre boutons représentant les quatre vues de vos réservations : 03:15: La vue du plan de salle vous permet de visualiser l'occupation et la disponibilité des tables 03:21: La vue chronologique est pratique pour accueillir les clients à la réception 03:26: La liste des réservations pour vérifier les informations de base 03:30: La vue calendrier vous donne un aperçu de votre disponibilité pour le mois 03:35: Dans cette section, vous trouverez également. La rubrique commande, pour retrouver la liste de vos commande si le Click and Collect est activé 03:44: Puis, Le bouton Impression vous permet d’imprimer votre liste de réservation sur papier 03:50: À droite du plan de salle, vous trouverez la section des mémos, où vous pouvez créer des notes pour vous rappeler des informations importantes et les partager avec le reste de l'équipe. 04:00: Merci d'avoir regardé cette vidéo. Notre équipe est là pour vous soutenir à chaque étape de votre parcours, alors n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions.

III. Comment gérer une nouvelle réservation 🛎

Apprenez à gérer vos nouvelles réservations en ligne, par téléphone et de passage sur ZenchefOS pour offrir une expérience client fluide dès le premier contact.

00:00: Bienvenue dans cette vidéo. Le début de votre service approche, votre équipe est prête, et vous êtes sur le point de recevoir vos premiers appels et clients. 00:09: Par conséquent, vous souhaitez mettre à jour les informations pour assurer un suivi optimal pendant le service. Il existe deux façons différentes de faire une réservation. en tant qu'invité en utilisant le module en ligne, et en tant que gestionnaire de restaurant en utilisant la platforme. 00:26: Pour pouvoir mettre à jour votre liste de réservation, vous trouverez dans la rubrique dédiée, à côté de la date, deux boutons. 00:34: - Le bouton pour enregistrer les clients de passage, utilisé pour ajouter les clients qui se rendent au restaurant sans avoir effectué de réservation préalable. Si vous souhaitez les accepter, vous pouvez utiliser ce bouton pour saisir le nombre de places et mettre à jour votre disponibilité. 00:50: Une fois que vous cliquerez sur ce bouton, sélectionner le nombre de couvert que vous avez accueillis au restaurant 00:57: Votre client de passage sera directement enregistré dans votre liste et placé sur le plan de salle/ 01:03: Lorsqu'un client appelle pour faire une réservation, vous pouvez utiliser le deuxième bouton 01:09: En cliquant dessus vous pourrez sélectionner le nombre de couvert 01:13: Puis, Le service désiré et la salle choisie. 01:17: suivi de L'heure d'arrivée désirée 01:20: Pour savoir si vous pouvez accueillir la réservation, vous pouvez utiliser les icônes sur la droite pour vérifier si une table est disponible et si la capacité du créneau horaire et du service le permet. 01:31: Vous pouvez ensuite renseignée les détails du contact du client. 01:35: Si le client a déjà réservé dans votre établissement, ses informations seront enregistrées dans la base de donnée et vous n'aurez pas à les saisir à nouveau 01:44: Après avoir enregistré les coordonnées de votre client, vous pouvez finaliser la réservation en ajoutant des tags ou des notes sur le client ou la réservation. 01:53: Si vous le souhaitez, vous pouvez également ajouter une expérience, enregistrer la source de la réservation, ajouter le nom de la personne ayant enregistré la réservation, ou encore un prescripteur. 02:06: Une fois toutes les informations complétées, vous pouvez cliquer sur le bouton enregistrer 02:12: Vous pouvez également cliquer sur le bouton de droite et sélectionner 02:16: la liste d'attente (pour les inscrire sur la liste d'attente au lieu de la liste de réservation) ou l'empreinte banciare (pour générer la demande de garantie bancaire au lieu de la confirmation). 02:27: Votre réservation sera ajoutée à votre liste de réservations et à votre plan de salle. Si vous enregistrez une réservation manuellement et que l'outil n'a pas trouvé de table disponible, une alerte apparaîtra sur votre filtre de service pour vous en informer et bloquera la disponibilité en ligne. 02:44: Pour enregistrer une réservation téléphone, vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Call Assist 02:51: Call assist vous enverra une notifications pour vous informer de chaque nouvel appel entrant, vous denant toutes les informations que vous devez savoir à propos de votre client. 03:00: Sur cette notification, vous pourrez créer un profil client ou renseigner une réservation. Les informations du client seront automatiquement enregistrées dans la réservation. 03:10: Autrement, lors d'une saisie manuelle, il vous sera possible de retrouver les informations du dernier appel entrant 03:18: Maintenant, nous allons découvrir les 5 types de réservations que vous pouvez recevoir de votre module en ligne. 03:25: Dans le premier scénario, nous avons activé les réservations avec confirmation manuelle. La réservation sera enregistrée au statut A gérer 03:34: Pour confirmer la réservation, vous pouvez cliquer sur le statut directement dans la liste 03:40: et sélectionnez le statut "Confirmé" pour accepter la réservation. 03:44: Vous pouvez également accéder à toutes vos réservations en attente dans la rubrique dédiée dans le bandeau noir. 03:50: Ici, vous pourrez facilement gérer vos demandes de réservation 03:54: De la même manière, vous pouvez cliquer sur le statut à gérer 03:58: Et cliquer sur confirmé. Le client recevra son mail de confirmation à ce moment là 04:04: Dans le deuxième scénario, nous avons configuré la confirmation automatique. La réservation sera automatiquement enregistrée dans votre liste de réservations et votre plan de salle avec un statut confirmé. Aucune action n'est nécessaire ici et le client recevra sa confirmation directement lorsqu'il effectuera la réservation en ligne. 04:23: Dans le troisième scénario, nous avons mis en place la confirmation automatique avec une demande d'empreinte bancaire 04:30: Ce processus suit les mêmes étapes que l'exemple précédent. Pour visualiser facilement les réservations avec une empreinte bancaire dans votre liste, recherchez l'icône "empreinte" située à droite de la réservation. 04:42: Dans le quatrième scenario, nous avons activer les expériences avec du prépaiement. 04:47: Pour visualiser facilement les réservations prépayées dans votre liste, recherchez l'icône "carte bancaire verte" située à droite de la réservation. 04:56: Vous pouvez également visualiser les expériences sélectionnées par l'invité dans la liste. 05:03: Dernier scenario, nous avons activé la liste d'attente et nous sommes maintenant complet 05:09: La réservation apparaîtra avec le statut "Liste d'attente". Si vous décidez d'accepter la réservation, cliquez sur le statut. 05:17: Choisissez le statut "Confirmé". Si vous décidez d'accepter la réservation, le client recevra une confirmation à ce moment-là. 05:26: Merci d'avoir suivi cette vidéo. Notre équipe est là pour vous accompagner à chaque étape de votre parcours donc n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions.

IV. Comment modifier mes réservations 🖊

Une fois que vous avez confirmé une réservation, vous disposez de plusieurs options pour la mettre à jour, et garantir une expérience client fluide.

00:00: Bienvenue dans notre guide pratique sur la gestion des réservations avec ZenchefOS. Une fois que vous avez confirmé une réservation, vous disposez de plusieurs options pour la mettre à jour, et garantir une expérience client fluide. 00:14: Une fois que vous avez confirmé une réservation, vous aurez plusieurs options pour mettre à jour le statut pendant le service. De l'arrivée des premiers convives à leur départ, nous vous montrerons comment utiliser ces fonctionnalités pour optimiser la gestion des tables et la communication avec vos clients. Préparez-vous à découvrir comment chaque option peut contribuer à une expérience de restauration exceptionnelle. 00:36: Une fois votre réservation confirmée, vous pouvez mettre à jour le statut de la réservation en cliquant sur le bouton "Confirmé" 00:44: Voici les différentes options : 00:47: Arrivé : lorsque certains des invités sont arrivés mais que la table n'est pas encore complète. 00:53: Assis, quand tous les invités sont arrivés et la table est prête à passer commande. 00:58: Terminé : lorsque le client quitte le restaurant. 01:02: Le statut reconfirmé est utilisé pour mettre à jour le statut si votre client a confirmé à nouveau par téléphone. 01:09: Annulé : lorsque soit vous, soit votre client décide d'annuler la réservation. 01:15: Proposer un nouvel horaire. vous pouvez offrir au client un horaire d'arrivée alternatif si celui d'origine ne convient plus 01:23: Vous pouvez également envoyer une demande d'empreinte bancaire si la fonctionnalité n'a pas été activée de manière automatique 01:30: Demander une reconfirmation : si vous n'avez pas activé l'option automatique, vous pouvez générer une demande de reconfirmation en cliquant sur ce bouton, qui sera envoyée au client par e-mail. 01:42: Envoyer un message .vous pouvez écrire un message personnalisé qui sera envoyé au client par e-mail. 01:49: Vous pouvez ensuite, consulter la fiche client pour obtenir plus d'information . 01:54: Modifier les informations de réservation 01:57: Et enfin, vérouiller la réservation afin que les informations et le placement ne puissent être modifiées par votre équipe. 02:04: Si vous souhaitez accéder à des informations complémentaire concernant la réservation, vous pouvez cliquer dessus dans la liste 02:12: Une fenêtre s'ouvrira et vous aurez accès aux détails de la réservation 02:17: Vous trouverez en dessous trois rubriques 02:20: La première vous donne accès aux Informations sur la réservation. Cette section fournit un résumé des informations pratiques liées à la réservation et au client. 02:29: Vous trouverez en bas le bouton pour modifier votre réservation 02:33: Ensuite, vous trouverez la rubrique info client 02:37: Ici, vous aurez accès à des chiffres concernant le client, tels que le nombre de réservations, d'avis, d'annulations et de no-shows 02:46: De plus, vous trouverez deux boutons en bas pour accéder à la fiche client ou modifier les informations. 02:52: Enfin, vous aurez accès à la rubrique Historique de la réservation 02:57: Ici, vous pouvez consulter l'historique de la réservation, y compris toutes les actions et modifications effectuées depuis sa création. 03:05: Vous trouverez également l'historique des communications. 03:09: Vous pouvez ici vérifier si toutes les notifications ont été envoyées à votre invité et les renvoyer si nécessaire. 03:16: Merci d'avoir suivi cette vidéo. Notre équipe est là pour vous accompagner à chaque étape de votre parcours donc n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions.

V. Comment gérer mes no-shows ? ❌

Explorons en détail comment Zenchef vous permet de gérer les réservations non-honorées de manière simple et efficace.

00:00: Bienvenue dans cette vidéo. Aujourd'hui, nous allons explorer en détail comment Zenchef vous permet de gérer les réservations nononorées de manière simple et efficace. 00:10: Avec Zenchef, nos clients ont moins d'1 % de no-shows grâce aux puissants outils que vous êtes sur le point de découvrir. Examinons comment Zenchef vous permet de gérer les réservations nonhonorées dans différents scénarios 00:23: Situation 1 : Aucun outil anti no-show n'a été activé. Dans ce cas, la seule action nécessaire consiste à modifier le statut de la réservation pour garder l'information pour les prochaines fois. il est important de conserver un suivi pour pouvoir éventuellement prendre des mesures à l'avenir.Pour cela : Identifiez la réservation concernée dans votre système de gestion des réservations. 00:46: Cliquez sur le statut "confirmé" 00:49: et sélectionnez le statut no-show 00:52: Cette information sera conservée dans la fiche de ce client 00:56: Vous serez informés lorsque ce dernier effectuera à nouveau une réservation 01:01: Dans la Situation 2, vous avez activé l'empreinte bancaire. vous pouvez choisir de débiter le client dans deux cas. lorsque le client ne se présente pas ou lorsque le client annule sa réservation tardivement. 01:13: Pour débiter le client dans ces situations : Cliquez sur le statut de la réservation. 01:19: Si le client n'a pas honoré sa réservation, modifiez le statut de "confirmé" à "no-show". s'il s'agit d'une annulation tardive, le statut se mettra à jour automatiquement 01:30: ensuite, Cliquez à nouveau sur le statut 01:33: et Sélectionnez l'option "Prélever le client". 01:37: Ce processus initiera la transaction via votre fournisseur de paiement, garantissant une gestion transparente et sécurisée des paiements. En cas de prélèvement, des frais seront appliqués. 01:48: Si vous souhaitez rembourser le client, cliquer à nouveau sur le statut de la réservation 01:54: Et cliquer sur rembourser le prélèvement 01:57: Le montant sera immédiatement rembourser à votre client. 02:01: dans la Situation 3, vous avez activé l'option de prépaiement. SI le client n'honore pas sa réservation, vous avez le choix entre garder le montant ou le rembourser. 02:11: commencer par cliquer sur le statut pour renseigner le no-show. 02:15: Cliquer à nouveau sur le statut mis à jour 02:18: Sélectionnez l'option "Rembourser le prépaiement". 02:21: Ensuite, vous pouvez décider de rembourser le montant partiellement ou intégralement. 02:28: Avec Zenchef, la gestion des no-shows et des annulations devient une opportunité de renforcer la confiance de vos clients tout en protégeant les intérêts de votre entreprise. Merci d'avoir suivi cette vidéo. Notre équipe est là pour vous accompagner à chaque étape de votre parcours donc n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions.

Ces vidéos de formation vous fournissent les connaissances essentielles pour maîtriser ZenchefOS. Vous êtes prêts à optimiser la gestion de votre établissement et à offrir une expérience client exceptionnelle grâce à notre plateforme.