Dans cet article, vous trouverez des explications sur la nouvelle logique de gestion des clients, basée sur l'adresse email comme identifiant unique. Nous présentons également les bonnes pratiques pour éviter les erreurs courantes, ainsi que la fonctionnalité dédiée aux prescripteurs.
Sommaire
- Comprendre la gestion des clients
- Cas d'usage courants
- Cas fréquents & FAQ
- Support & Articles associés
Ce que vous devez savoir
Zenchef utilise désormais l'adresse email comme identifiant principal pour associer les réservations à une fiche client. Cela permet d'éviter les doublons dans votre base de données clients.
- Si une nouvelle réservation contient une adresse email déjà connue du système, elle sera automatiquement rattachée à la fiche existante, même si le nom est différent.
- Cette logique s'applique à toutes les réservations, y compris celles ajoutées manuellement.
Cela peut prêter à confusion si vous utilisez des adresses email fictives ou partagées (par exemple, aa@aa.com) pour vos réservations manuelles.
1. Comprendre la gestion des clients
L'adresse email est l'identifiant unique de la fiche client.
À chaque création de réservation avec une adresse email, Zenchef vérifie si celle-ci existe déjà dans votre base de clients :
- Si l'email existe, la réservation est rattachée à la fiche existante, même si le nom est différent.
- Si l'email est nouveau, une nouvelle fiche est automatiquement créée.
Cela évite les doublons et permet un historique centralisé des visites d'un client. Toutefois, soyez vigilant avec les adresses partagées ou génériques, qui peuvent fausser les données clients.
2. Cas d'usage courants
Cas 1 : réservations manuelles avec une fausse adresse email
Si vous ne souhaitez pas renseigner d'adresse email lors de la création manuelle d'une réservation :
- Désactivez le champ email obligatoire dans les paramètres Zenchef ici : Paramètres de réservation manuelle.
Cela évite de créer des réservations avec une adresse générique déjà utilisée par d'autres fiches (et donc d'éviter les erreurs de rattachement).
Cas 2 : utilisation de la fonctionnalité « Prescripteur »
Certains restaurants (groupes, hôtels, conciergeries) gèrent leurs réservations via des prescripteurs (personnes ou entités effectuant la réservation pour le compte du client).
Zenchef vous permet d'identifier automatiquement les réservations provenant d'un prescripteur grâce à la fonctionnalité dédiée.
Plus d'informations : Les prescripteurs sur Zenchef
Comment configurer un prescripteur ?
- Chaque prescripteur doit avoir une adresse email et un numéro de téléphone.
- Vous pouvez choisir de lui transférer les notifications destinées au client (activé par défaut).
- Activez le champ Prescripteur dans les paramètres ici : Paramètres de réservation manuelle.
Deux options selon votre configuration :
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Option 1 : email/téléphone non obligatoires
- Vous pouvez laisser les champs « email » et « téléphone » vides et simplement sélectionner le prescripteur.
- Zenchef créera une réservation liée au prescripteur sans associer d'informations email/téléphone incorrectes au client.
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Option 2 : email/téléphone obligatoires
- Saisissez les coordonnées du prescripteur dans les champs email et/ou téléphone.
- Zenchef identifiera automatiquement le prescripteur correspondant et rattachera la réservation sans que vous ayez à le sélectionner dans la liste.
Comment fonctionne le rattachement automatique du prescripteur ?
- Détection automatique : lors de la création d'une réservation, Zenchef vérifie les coordonnées (email/téléphone).
- Rattachement intelligent : si les informations correspondent à un prescripteur connu, celui-ci est automatiquement associé à la réservation.
- Performance optimisée : ce processus est rapide, même avec une base de prescripteurs volumineuse.
Avantages pour votre restaurant
- Suivre les partenaires générant le plus de réservations.
- Gérer facilement les commissions si nécessaire.
- Identifier vos prescripteurs les plus précieux.
- Mesurer l'impact de vos canaux marketing.
- Gagner en fiabilité sur vos données clients.
3. Cas fréquents
- Un client se plaint de voir un nom différent sur sa réservation → Vérifiez si une adresse email générique a été utilisée.
- Plusieurs réservations apparaissent sous le même nom → Vérifiez l'email utilisé ; il est probablement commun à plusieurs clients.
FAQ
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Que se passe-t-il si je change le nom d'un client rattaché à un email existant ?
Vous ne modifiez que la réservation en cours. La fiche client d'origine reste inchangée, sauf si vous la modifiez manuellement. -
Puis-je créer une fiche sans email ?
Oui, en désactivant le champ email obligatoire dans vos paramètres. Cela évite les doublons liés aux adresses génériques. -
Si j'ai déjà des clients avec le numéro de téléphone du prescripteur et que le prescripteur appelle, que s'affichera-t-il sur Téléphone ?
Si vous avez créé un prescripteur (peu importe quand) avec les bonnes coordonnées, celui-ci sera pris en priorité. Le prescripteur s'affichera sur Téléphone et vous pourrez prendre une nouvelle réservation sans impacter l'autre client.
4. Support & Articles associés
Contacter notre équipe support
Pour toute assistance supplémentaire, n'hésitez pas à contacter le support Zenchef via le chatbot disponible sur votre tableau de bord client ou en visitant notre Centre d'aide.