Dans cet article, vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur Staff PIN : ce que c’est, comment l’activer et comment il fonctionne pour vous et votre équipe.
Résumé
- Qu’est-ce que Staff PIN et pourquoi l’utiliser ?
- Comment activer Staff PIN
- À qui une réservation est attribuée
- Se déconnecter depuis l’écran de verrouillage
- Dépannage et FAQ
- Assistance et articles associés
Ce que vous devez savoir
Si votre restaurant utilise une ou deux tablettes partagées, vous gardez probablement un seul compte connecté toute la journée. C’est pratique, mais cela signifie qu’aucune action liée aux réservations ne peut être attribuée à une personne et que votre code manager finit par être connu de tout le monde. Staff PIN conserve le compte partagé tel quel et ajoute un écran de verrouillage par-dessus : chaque membre de l’équipe sélectionne son nom et saisit son propre code PIN à 4 chiffres. Rien ne change dans votre façon de prendre les réservations.
Staff PIN est inclus dans les forfaits Manage et Grow, et vous pouvez l’activer vous-même depuis les Paramètres.
Chaque action effectuée sur un appareil partagé est attribuée à la personne qui l’a réellement réalisée.
1. Qu’est-ce que Staff PIN et pourquoi l’utiliser ?
Sans Staff PIN, un compte partagé produit un historique partagé : vous pouvez voir qu’une réservation a été annulée, mais pas par qui. Créer un compte utilisateur pour chaque membre de l’équipe résout le problème en théorie, mais la configuration est longue et le changement de compte est pénible pendant le service. Staff PIN se situe entre les deux. Le compte du restaurant reste connecté ; l’application se verrouille simplement sur un écran de sélection de l’équipe entre deux utilisations.
Ce que vous obtenez :
- Identité personnelle — chaque membre de l’équipe possède un nom et un code PIN à 4 chiffres
- Attribution automatique — les actions liées aux réservations sont enregistrées au nom de la personne qui avait déverrouillé l’appareil à ce moment-là
- Actions manager protégées — les actions qui nécessitaient déjà un code manager demandent désormais le code PIN d’un manager précis
- Intégration rapide — l’ajout d’un membre de l’équipe ne prend que quelques secondes, sans créer de nouveau compte utilisateur
Vos réservations, vos paramètres et votre façon de travailler restent inchangés. Seule l’identité de la personne que le système considère comme étant à l’origine de l’action est concernée.
2. Comment activer Staff PIN
- Connectez-vous avec un compte disposant de l’autorisation Gestion des utilisateurs.
- Accédez à Paramètres → Équipe → Comptes et ouvrez le compte que vous souhaitez placer derrière l’écran de verrouillage.
- Activez l’option Écran de verrouillage. L’écran de verrouillage s’affichera la prochaine fois que ce compte sera ouvert.
- Accédez à Paramètres → Équipe → Liste du personnel pour ajouter votre équipe, en attribuant à chaque personne un rôle (manager ou membre) et un code PIN à 4 chiffres.
- Votre code manager existant est automatiquement repris dans une entrée avec le rôle manager, afin que vous disposiez toujours d’au moins un manager dès le départ.
Laissez au moins un compte sans écran de verrouillage. L’écran de verrouillage et la gestion des utilisateurs ne peuvent pas être combinés sur un même compte : un compte placé derrière l’écran de verrouillage ne peut pas gérer l’équipe. Conserver un compte normal vous permet d’ajouter à tout moment un membre de l’équipe ou de modifier un code PIN sans attendre qui que ce soit.
Remarque : la personne qui gère l’équipe n’a jamais l’écran de verrouillage activé. C’est intentionnel, et non une limitation.
Les rôles en un coup d’œil
- Membre — déverrouille l’application et travaille normalement. Les actions nécessitant un manager demandent le code PIN d’un manager
- Manager — bénéficie de toutes les possibilités d’un membre et peut également accéder directement aux actions qui demanderaient autrement à un membre le code PIN d’un manager
3. À qui une réservation est attribuée
La personne ayant déverrouillé l’appareil à ce moment-là est créditée, et cette attribution ne peut pas être modifiée depuis l’appareil partagé.
Lorsque vous créez une réservation alors que vous êtes connecté, le champ Pris par est automatiquement renseigné avec votre nom. Sur un compte pour lequel l’écran de verrouillage est activé, ce champ est affiché mais ne peut pas être modifié — ni lors de la création d’une réservation, ni lors de l’ouverture d’une réservation existante.
Ouvrir une réservation prise par quelqu’un d’autre affiche son nom, et non le vôtre. Modifier cette réservation ne vous en attribue pas la responsabilité. C’est volontaire : c’est ce qui rend l’historique fiable.
Une personne connectée avec un compte sur lequel l’écran de verrouillage n’est pas activé peut toujours modifier le champ Pris par, par exemple pour corriger une erreur depuis le back-office. Cette modification est enregistrée dans l’historique de la réservation, avec l’ancien nom, le nouveau nom, l’auteur de la modification et sa date.
4. Se déconnecter depuis l’écran de verrouillage
La déconnexion quitte complètement le compte du restaurant, et pas uniquement votre propre session.
L’écran de verrouillage comporte une option Se déconnecter dans le menu du compte, en haut. Elle déconnecte le compte du restaurant et renvoie à l’écran de connexion Zenchef habituel.
Utilisez cette option lorsque vous devez accéder à une fonctionnalité inaccessible depuis un appareil verrouillé. Le cas le plus fréquent : personne sur place ne se souvient d’un code PIN. Déconnectez-vous, reconnectez-vous avec un compte disposant de l’autorisation Gestion des utilisateurs, puis définissez un nouveau code PIN depuis Paramètres → Équipe → Liste du personnel.
Remarque : cela diffère du mode veille, qui verrouille uniquement à nouveau l’appareil sur l’écran de sélection de l’équipe et maintient la connexion du restaurant.
5. Dépannage et FAQ
Problèmes courants
- « Je ne vois pas du tout l’option Écran de verrouillage ni le champ du code PIN » — Staff PIN est inclus dans les forfaits Manage et Grow. Si vous utilisez un autre forfait, les options sont masquées plutôt que grisées, ce qui donne l’impression que la fonctionnalité n’existe pas. Contactez votre Customer Success Manager pour discuter d’un changement de forfait.
- « Je ne vois pas l’écran de verrouillage » — une fois la fonctionnalité disponible dans votre forfait, elle est activée par compte, et non pour tout le monde en même temps. Vérifiez que l’option Écran de verrouillage est activée pour le compte spécifique avec lequel vous êtes connecté. Si vous êtes connecté avec un compte de personnel Zenchef ou avec un compte qui gère les utilisateurs, vous ne le verrez pas. C’est normal.
- « Quelqu’un a oublié son code PIN » — un utilisateur disposant de l’autorisation Gestion des utilisateurs peut le réinitialiser dans Paramètres → Équipe → Liste du personnel. La personne conserve son historique et ses actions passées continuent de lui être attribuées.
- « Un manager veut modifier son propre code PIN » — les codes PIN sont modifiés par un utilisateur disposant de l’autorisation Gestion des utilisateurs. Un compte avec l’écran de verrouillage activé ne peut pas disposer de cette autorisation ; connectez-vous donc avec votre compte de gestion des utilisateurs pour modifier n’importe quel code PIN, y compris celui d’un manager.
- « L’application s’est verrouillée pendant que je travaillais » — sur iPad, l’application revient à l’écran de sélection de l’équipe après 30 secondes d’inactivité. Saisissez votre code PIN pour reprendre là où vous vous étiez arrêté. Sur le Web, l’application se verrouille uniquement lorsque quelqu’un appuie sur Mode veille.
FAQ
- Deux personnes peuvent-elles avoir le même code PIN ? — Oui. Zenchef ne bloque pas les codes PIN en double, car chaque personne est identifiée par le nom qu’elle sélectionne, et non par le code PIN seul. Il reste recommandé de choisir des codes PIN distincts.
- Que devient l’historique lorsqu’une personne quitte l’équipe ? — Retirez-la de l’équipe : ses actions passées continuent de lui être attribuées, son nom étant affiché comme supprimé.
- Un code PIN expire-t-il ? — Non. Les codes PIN sont modifiés à la demande uniquement, par un utilisateur disposant de l’autorisation Gestion des utilisateurs.
- Une personne peut-elle travailler dans plusieurs restaurants ? — Non. Un membre de l’équipe appartient à un seul restaurant.
- Puis-je corriger la personne à qui une réservation est attribuée ? — Pas depuis l’appareil partagé. Une personne connectée avec un compte sur lequel l’écran de verrouillage n’est pas activé peut le modifier, et la modification est enregistrée dans l’historique de la réservation.
- Que se passe-t-il si nous supprimons notre dernier manager ? — Vous ne pouvez pas le faire, et Zenchef vous l’indique : « Ce membre du personnel est le dernier manager du restaurant et ne peut pas être supprimé ni affecté à un autre rôle. Attribuez d’abord le rôle de manager à une autre personne. » Les actions protégées par un manager ne peuvent jamais devenir inaccessibles.
6. Assistance et articles associés
Assistance
Pour obtenir de l’aide, contactez l’assistance Zenchef via votre portail client ou consultez notre Centre d’aide.
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