In dit artikel vind je uitleg over de nieuwe klantbeheerlogica, gebaseerd op het e-mailadres als unieke identificator. We presenteren ook best practices om veelvoorkomende fouten te vermijden, evenals de speciale boekingspartnerfunctie.
Inhoud
- Klantbeheer begrijpen
- Veelvoorkomende gebruiksscenario's
- Veelvoorkomende gevallen & FAQ
- Ondersteuning & Gerelateerde artikelen
Wat je moet weten
Zenchef gebruikt nu het e-mailadres als primaire identificator om reserveringen aan een klantprofiel te koppelen. Dit helpt duplicaten in je gastendatabase te voorkomen.
- Als een nieuwe reservering een e-mailadres bevat dat al bekend is bij het systeem, wordt deze automatisch gekoppeld aan het bestaande profiel, zelfs als de naam verschilt.
- Deze logica geldt voor alle reserveringen, inclusief die handmatig zijn toegevoegd.
Dit kan tot verwarring leiden als je fictieve of gedeelde e-mailadressen gebruikt (bijvoorbeeld aa@aa.com) voor handmatige reserveringen.
1. Klantbeheer begrijpen
Het e-mailadres is de unieke identificator van het klantprofiel.
Telkens wanneer een reservering met een e-mailadres wordt aangemaakt, controleert Zenchef of dit al bestaat in je klantenbestand:
- Als het e-mailadres al bestaat, wordt de reservering gekoppeld aan het bestaande profiel, zelfs als de naam verschilt.
- Als het e-mailadres nieuw is, wordt automatisch een nieuw profiel aangemaakt.
Dit voorkomt duplicaten en maakt een gecentraliseerde geschiedenis van de bezoeken van een klant mogelijk. Wees echter voorzichtig met gedeelde of generieke adressen, die klantgegevens kunnen vervormen.
2. Veelvoorkomende gebruiksscenario's
Scenario 1: handmatige reserveringen met een vals e-mailadres
Als je geen e-mailadres wilt opgeven bij het handmatig aanmaken van een reservering:
- Schakel het verplichte e-mailveld uit in de Zenchef-instellingen hier: Instellingen handmatige reservering.
Dit voorkomt dat er reserveringen worden aangemaakt met een generiek adres dat al door andere profielen wordt gebruikt (en voorkomt zo koppelingsfouten).
Scenario 2: gebruik van de functie "Boekingspartner"
Sommige restaurants (groepen, hotels, conciërgediensten) beheren reserveringen via boekingspartners (personen of entiteiten die de reservering namens de klant maken).
Met Zenchef kun je reserveringen van een boekingspartner automatisch identificeren dankzij de speciale functie.
Meer informatie: Boekingspartners op Zenchef
Hoe configureer je een boekingspartner?
- Elke boekingspartner moet een e-mailadres en een telefoonnummer hebben.
- Je kunt ervoor kiezen om meldingen die voor de klant bedoeld zijn, aan hem door te sturen (standaard ingeschakeld).
- Schakel het veld Boekingspartner in de instellingen hier in: Instellingen handmatige reservering.
Twee opties, afhankelijk van je configuratie:
-
Optie 1: e-mail/telefoon niet verplicht
- Je kunt de velden "e-mail" en "telefoon" leeg laten en gewoon de boekingspartner selecteren.
- Zenchef maakt een reservering aan die aan de boekingspartner is gekoppeld, zonder onjuiste e-mail-/telefooninformatie aan de klant te koppelen.
-
Optie 2: e-mail/telefoon verplicht
- Voer de contactgegevens van de boekingspartner in de velden e-mail en/of telefoon in.
- Zenchef identificeert automatisch de bijbehorende boekingspartner en koppelt de reservering, zonder dat je deze uit de lijst hoeft te selecteren.
Hoe werkt de automatische koppeling van boekingspartners?
- Automatische detectie: wanneer een reservering wordt aangemaakt, controleert Zenchef de contactgegevens (e-mail/telefoon).
- Slimme koppeling: als de informatie overeenkomt met een bekende boekingspartner, wordt deze automatisch aan de reservering gekoppeld.
- Geoptimaliseerde prestaties: dit proces verloopt snel, zelfs bij een grote database met boekingspartners.
Voordelen voor je restaurant
- Volg welke partners de meeste reserveringen genereren.
- Beheer indien nodig eenvoudig commissies.
- Identificeer je meest waardevolle boekingspartners.
- Meet de impact van je marketingkanalen.
- Verbeter de betrouwbaarheid van je klantgegevens.
3. Veelvoorkomende gevallen
- Een klant klaagt dat er een andere naam op zijn reservering staat → Controleer of er een generiek e-mailadres is gebruikt.
- Er verschijnen meerdere reserveringen onder dezelfde naam → Controleer het gebruikte e-mailadres; het is waarschijnlijk gemeenschappelijk voor meerdere klanten.
FAQ
-
Wat gebeurt er als ik de naam wijzig van een gast die aan een bestaand e-mailadres is gekoppeld?
Je wijzigt alleen de huidige reservering. Het oorspronkelijke klantprofiel blijft ongewijzigd, tenzij je het handmatig bewerkt. -
Kan ik een profiel aanmaken zonder e-mailadres?
Ja, door het verplichte e-mailveld in je instellingen uit te schakelen. Dit voorkomt duplicaten die verband houden met generieke adressen. -
Als ik al gasten heb met het telefoonnummer van de boekingspartner en de boekingspartner belt, wat wordt er dan weergegeven in Telefoon?
Als je een boekingspartner hebt aangemaakt (ongeacht wanneer) met de juiste contactgegevens, wordt de boekingspartner bij voorrang genomen. De boekingspartner wordt weergegeven in Telefoon en je kunt een nieuwe reservering aannemen zonder de andere gast te beïnvloeden.
4. Ondersteuning & Gerelateerde artikelen
Neem contact op met ons supportteam
Voor verdere hulp kun je gerust contact opnemen met de Zenchef-support via de chatbot die beschikbaar is in je klantendashboard, of bezoek ons Helpcentrum.