In dit artikel vindt u alles wat u moet weten over Staff PIN: wat het is, hoe u het activeert en hoe het voor u en uw team werkt.
Samenvatting
- Wat is Staff PIN en waarom zou u het gebruiken?
- Hoe activeert u Staff PIN
- Aan wie een reservering wordt toegeschreven
- Uitloggen vanaf het vergrendelingsscherm
- Problemen oplossen en veelgestelde vragen
- Ondersteuning en gerelateerde artikelen
Wat u moet weten
Als uw restaurant met één of twee gedeelde tablets werkt, is er waarschijnlijk de hele dag één account ingelogd. Dat is handig, maar het betekent dat geen enkele reserveringsactie naar een persoon kan worden herleid en dat iedereen uw managercode kent. Staff PIN laat het gedeelde account precies zoals het is en voegt er een vergrendelingsscherm aan toe: elk teamlid kiest zijn of haar naam en voert een eigen pincode van 4 cijfers in. Er verandert niets aan de manier waarop u reserveringen aanneemt.
Staff PIN is inbegrepen bij de abonnementen Manage en Grow en u schakelt het zelf in via Instellingen.
Elke actie op een gedeeld apparaat wordt toegeschreven aan de persoon die deze daadwerkelijk heeft uitgevoerd.
1. Wat is Staff PIN en waarom zou u het gebruiken?
Zonder Staff PIN levert een gedeeld account een gedeelde geschiedenis op: u kunt zien dat een reservering is geannuleerd, maar niet door wie. Voor elk teamlid een afzonderlijk gebruikersaccount aanmaken lost dat op papier op, maar het instellen ervan kost tijd en tijdens de service is het omslachtig om tussen accounts te wisselen. Staff PIN zit daar tussenin. Het restaurantaccount blijft ingelogd; de app vergrendelt eenvoudigweg tussen gebruiksmomenten op een scherm voor teamselectie.
Wat u krijgt:
- Persoonlijke identiteit — elk teamlid heeft een naam en een pincode van 4 cijfers
- Automatische toeschrijving — reserveringsacties worden geregistreerd op naam van de persoon die op dat moment toegang had
- Beschermde manageracties — voor acties waarvoor al een managercode nodig was, wordt nu om de pincode van een specifieke manager gevraagd
- Snel aan de slag — een teamlid toevoegen duurt enkele seconden, zonder nieuw gebruikersaccount
Uw reserveringen, instellingen en manier van werken blijven ongewijzigd. Alleen de persoon van wie het systeem denkt dat die de actie uitvoert, verandert.
2. Hoe activeert u Staff PIN
- Meld u aan met een account dat de machtiging Gebruikersbeheer heeft.
- Ga naar Instellingen → Team → Accounts en open het account dat u achter het vergrendelingsscherm wilt plaatsen.
- Schakel Vergrendelingsscherm in. Dat account toont het vergrendelingsscherm de volgende keer dat het wordt geopend.
- Ga naar Instellingen → Team → Personeelslijst om uw team toe te voegen, telkens met een rol (manager of lid) en een pincode van 4 cijfers.
- Uw bestaande managercode wordt automatisch overgenomen in een vermelding met de rol manager, zodat u vanaf het begin altijd minstens één manager hebt.
Laat minstens één account buiten het vergrendelingsscherm. Het vergrendelingsscherm en Gebruikersbeheer kunnen niet op hetzelfde account worden gecombineerd: een account achter het vergrendelingsscherm kan het team niet beheren. Als u één normaal account behoudt, kunt u altijd een teamlid toevoegen of een pincode wijzigen zonder op iemand te hoeven wachten.
Opmerking: de persoon die het team beheert, heeft nooit het vergrendelingsscherm ingeschakeld. Dat is zo ontworpen en geen beperking.
Rollen in één oogopslag
- Lid — ontgrendelt de app en werkt normaal. Voor acties waarvoor een manager nodig is, wordt om de pincode van een manager gevraagd
- Manager — alles wat een lid kan doen, plus rechtstreeks toegang tot acties waarvoor anders de pincode van een manager zou worden gevraagd
3. Aan wie een reservering wordt toegeschreven
De persoon die op dat moment toegang had, krijgt de toeschrijving en deze kan niet vanaf het gedeelde apparaat worden gewijzigd.
Wanneer u een reservering aanmaakt terwijl u toegang hebt, wordt het veld Aangenomen door automatisch met uw naam ingevuld. Op een account waarop het vergrendelingsscherm is ingeschakeld, wordt dit weergegeven maar kan het niet worden bewerkt — niet bij het aanmaken van een reservering en ook niet bij het openen van een bestaande reservering.
Als u een reservering opent die door iemand anders is aangenomen, ziet u hun naam en niet de uwe. Als u die reservering bewerkt, wordt de toeschrijving niet naar u verplaatst. Dit is bewust zo: daardoor blijft de geschiedenis betrouwbaar.
Iemand die is ingelogd met een account waarop het vergrendelingsscherm niet is ingeschakeld, kan Aangenomen door nog steeds wijzigen, bijvoorbeeld om een fout vanuit de backoffice te corrigeren. Die wijziging wordt opgenomen in de geschiedenis van de reservering, met de vorige naam, de nieuwe naam, wie de wijziging heeft uitgevoerd en wanneer.
4. Uitloggen vanaf het vergrendelingsscherm
Bij uitloggen wordt het restaurantaccount volledig afgemeld, niet alleen uw eigen sessie.
Het vergrendelingsscherm bevat bovenaan in het accountmenu de actie Uitloggen. Hiermee wordt het restaurantaccount afgemeld en keert u terug naar het normale aanmeldscherm van Zenchef.
Gebruik dit wanneer u iets nodig hebt waartoe een vergrendeld apparaat geen toegang heeft. De meest voorkomende situatie: niemand die aanwezig is, herinnert zich een pincode. Log uit, meld u opnieuw aan met een account met de machtiging Gebruikersbeheer en stel een nieuwe pincode in via Instellingen → Team → Personeelslijst.
Opmerking: dit verschilt van de Slaapstand, die het apparaat alleen terug naar het scherm voor teamselectie vergrendelt en het restaurant ingelogd houdt.
5. Problemen oplossen en veelgestelde vragen
Veelvoorkomende problemen
- "Ik zie de schakelaar voor het vergrendelingsscherm of het pincodeveld helemaal niet" — Staff PIN is inbegrepen bij de abonnementen Manage en Grow. Als u een ander abonnement hebt, worden de opties verborgen in plaats van grijs weergegeven, waardoor het lijkt alsof de functie ontbreekt. Neem contact op met uw Customer Success Manager om een overstap van abonnement te bespreken.
- "Ik zie het vergrendelingsscherm niet" — zodra de functie beschikbaar is in uw abonnement, wordt deze per account ingeschakeld, niet voor iedereen tegelijk. Controleer of het vergrendelingsscherm is ingeschakeld voor het specifieke account waarmee u bent aangemeld. Als u bent aangemeld met een Zenchef-medewerkersaccount of met een account dat gebruikers beheert, ziet u het niet. Dat is normaal.
- "Iemand is zijn of haar pincode vergeten" — een gebruiker met de machtiging Gebruikersbeheer kan deze opnieuw instellen via Instellingen → Team → Personeelslijst. De persoon behoudt zijn of haar geschiedenis en eerdere acties blijven aan die persoon toegeschreven.
- "Een manager wil zijn of haar eigen pincode wijzigen" — pincodes worden gewijzigd door een gebruiker met de machtiging Gebruikersbeheer. Een account waarop het vergrendelingsscherm is ingeschakeld, kan die machtiging niet hebben. Meld u daarom aan met uw account voor gebruikersbeheer om een pincode te wijzigen, ook die van een manager.
- "De app werd vergrendeld terwijl ik aan het werk was" — op een iPad keert de app na 30 seconden inactiviteit terug naar het scherm voor teamselectie. Voer uw pincode in om verder te gaan waar u was gebleven. Op het web wordt de app alleen vergrendeld wanneer iemand de Slaapstand activeert.
Veelgestelde vragen
- Kunnen twee personen dezelfde pincode hebben? — Ja. Zenchef blokkeert dubbele pincodes niet, omdat elke persoon wordt geïdentificeerd aan de hand van de gekozen naam en niet alleen op basis van de pincode. Het blijft wel een goede gewoonte om verschillende pincodes te kiezen.
- Wat gebeurt er met de geschiedenis wanneer iemand vertrekt? — Verwijder die persoon uit het team. Eerdere acties blijven aan die persoon toegeschreven en worden weergegeven met de naam, gemarkeerd als verwijderd.
- Verloopt een pincode? — Nee. Pincodes worden alleen op verzoek gewijzigd door een gebruiker met de machtiging Gebruikersbeheer.
- Kan één persoon in meerdere restaurants werken? — Nee. Een teamlid behoort tot één restaurant.
- Kan ik corrigeren aan wie een reservering is toegeschreven? — Niet vanaf het gedeelde apparaat. Iemand die is aangemeld met een account waarop het vergrendelingsscherm niet is ingeschakeld, kan dit wijzigen. De wijziging wordt geregistreerd in de geschiedenis van de reservering.
- Wat gebeurt er als we onze laatste manager verwijderen? — Dat kan niet. Zenchef laat u dit weten: "Dit personeelslid is de laatste manager van het restaurant en kan niet worden verwijderd of naar een andere rol worden gewijzigd. Wijs eerst een andere manager toe." Acties die door een manager moeten worden beschermd, kunnen nooit ontoegankelijk worden.
6. Ondersteuning en gerelateerde artikelen
Ondersteuning
Neem voor verdere hulp contact op met de ondersteuning van Zenchef via uw klantenportaal of bezoek ons Helpcentrum.
Gerelateerd aan